5 hạng mục chi phí tổ chức sự kiện quan trọng cần dự trù kỹ lưỡng

Để tổ chức thành công một sự kiện cần nhiều yếu tố khác nhau song quan trọng hơn hết vẫn là chi phí tổ chức sự kiện. Chi phí tổ chức sự kiện hiện nay cần phải được dự trù một cách chi tiết, rõ ràng bao gồm nhiều hạng mục khác nhau. Vậy đâu là những hạng mục chi phí tổ chức sự kiện đặc biệt quan trọng? Cùng tìm câu trả lời qua những thông tin hữu ích có trong bài viết sau.

I. Các loại chi phí tổ chức sự kiện cần có

Hiện nay tổ chức sự kiện được tiến hành với nhiều hình thức, quy mô khác nhau. Thế nhưng dù tổ chức ở dạng thức nào thì việc tiến hành dự trù chi phí tổ chức sự kiện là một khâu không thể bỏ qua.

Trong quá trình tiến hành dự trù chi phí tổ chức sự kiện có nhiều loại chi phí khác nhau cần được hạch toán. Có thể kể đến một số loại chi phí tổ chức sự kiện cần có như sau:

  • Chi phí không gian tổ chức (thuê địa điểm, vật dụng có sẵn tại điểm,…)
  • Chi phí sân khấu
  • Chi phí thiết kế trang trí (backdrop, vật dụng trang trí sự kiện,…)
  • Chi phí thiết bị kỹ thuật (thiết bị chiếu sáng, màn hình, âm thanh,…)

chi phí tổ chức sự kiện

  • Chi phí nhân sự (hoạt náo viên, MC, hậu cần,…)
  • Chi phí tiệc ăn uống sự kiện
  • Chi phí quản lý tổ chức sự kiện (đạo diễn, bảo vệ an ninh,…)
  • Chi phí in ấn (biển quảng cáo, giấy mời, ấn phẩm,…)
  • Chi phí phụ phí: điện, nước, Internet,…
  • Chi phí dự phòng phát sinh

Trong số các loại chi phí tổ chức sự kiện thì nhóm 5 hạng mục chi phí gồm: chi phí vật dụng trang trí sự kiện; chi phí địa điểm; chi phí thiết bị kỹ thuật; chi phí tiệc ăn uống; chi phí nhân sự và quản lý tổ chức sự kiện là những hạng mục chi phí quan trọng hàng đầu, buộc các đơn vị tổ chức cần phải có kế hoạch dự trù, hạch toán một cách chi tiết, cẩn trọng từ trước khi sự kiện được diễn ra.

giá tổ chức sự kiện

II. Giá chi phí vật dụng trang trí sự kiện

Trước tiên, đối với chi phí vật dụng trang trí sự kiện, đây là hạng mục quan trọng bởi lẽ các vật dụng trang trí tạo ra diện mạo cho sự kiện.

Nếu đầu tư mạnh tay cho vật dụng trang trí sẽ tạo ra được không gian sự kiện hoành tráng, tạo hiệu ứng thị giác cũng như thiện cảm cho người tham dự.

Ngược lại, chi phí cho vật dụng trang trí eo hẹp dễ khiến cảm quan về sự kiện thường đơn điệu, tuềnh toàng,…

Do đó, các doanh nghiệp khi tiến hành tổ chức sự kiện cần hết sức quan tâm đến hạng mục chi phí vật dụng trang trí sự kiện.

báo giá tổ chức sự kiện

Cụ thể, cần có sự cân đối hợp lý mức giá thuê vật dụng trang trí để vừa tối ưu được chi phí vừa đầy đủ các hạng mục trang trí như: cổng vào, hoa trang trí, backdrop, banner,…

Thông thường giá chi phí vật dụng trang trí sự kiện thường tối đa chiếm 10 – 20% tổng chi phí.

III. Giá thuê địa điểm, hội trường tổ chức sự kiện

Đối với hạng mục chi phí không gian tổ chức sự kiện, cũng cần phải được hạch toán một cách kỹ lưỡng. Tùy vào không gian tổ chức được lựa chọn mà giá thuê địa điểm sẽ khác nhau.

Ví dụ, địa điểm tổ chức sự kiện ngoài trời thường có giá đắt hơn hội trường. Hay địa điểm tổ chức sự kiện thô thường có giá rẻ hơn những địa điểm tổ chức đã có những vật dụng sự kiện cơ bản,…

Dù là không gian, địa điểm tổ chức nào thì mức giá thuê tốt nhất nên nằm trong khoảng trên dưới 25% tổng chi phí.

bảng báo giá tổ chức sự kiện

IV. Chi phí để thuê thiết bị âm thanh, ánh sáng cho sự kiện

Bất cứ một sự kiện nào được tổ chức đều cần phải sử dụng đến hệ thống thiết bị kỹ thuật như: âm thanh, ánh sáng, màn hình,… nhất là những sự kiện vui chơi, tiệc tùng, âm nhạc, gameshow thì càng quan trọng.

Vì thế mà chi phí để thuê thiết bị âm thanh, ánh sách cho sự kiện cũng cần phải được tiến hành hạch toán cẩn trọng.

Một sự kiện muốn có chất lượng ánh sáng, âm thanh tốt với những thiết bị hiện đại thì nên đầu tư mức chi phí thuê thiết bị kỹ thuật tổ chức sự kiện chiếm khoảng từ 25 – 50% tổng chi phí sự kiện.

Một lời khuyên cho các doanh nghiệp không nên vì ham rẻ mà chọn thuê những thiết bị kém chất lượng gây ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng của sự kiện.

bảng giá tổ chức sự kiện

V. Hạch toán ngân sách cho tiệc ăn uống sự kiện

Đối với những sự kiện đặc thù như: tiệc tất niên, party ra mắt sản phẩm mới,… luôn cần phải chuẩn bị tiệc ăn uống kèm theo các hoạt động của sự kiện. Do đó việc hạch toán ngân sách cho tiệc ăn uống sự kiện cũng quan trọng không kém những hạng mục chi phí khác.

Để hạch toán ngân sách cho tiệc ăn uống sự kiện tốt nhất, các doanh nghiệp nên chú trọng tính toán các yếu tố như: số lượng khác mời – đối tác tham dự; số lượng nhân viên công ty; thực đơn;…

Từ đó để đưa ra được một mức chi phí hạch toán hợp lý nhất để có được một buổi tiệc ngon miệng, đảm bảo vệ sinh.

Theo kinh nghiệm mức hạch toán chi phí cho tiệc ăn uống thường dao động từ khoảng 30 – 40% tổng chi phí.

tổ chức sự kiện giá rẻ

VI. Dự trù mức giá cho nhân sự & quản lý tổ chức sự kiện

Nếu các yếu tố về địa điểm, sân khấu, thiết bị,… là điều kiện cần thì nhân sự là điều kiện đủ để có thể tổ chức thành công một sự kiện. Bởi thế mà dự trù mức giá cho nhân sự và quản lý tổ chức sự kiện cũng trở nên quan trọng không kém.

Đối với nhân sự tổ chức sự kiện bao gồm nhiều nhóm đối tượng như: nhân sự hậu cần, người dẫn chương trình, nhân sự kỹ thuật, hoạt náo viên,… Số lượng nhân sự càng đông thì mức chi phí dự trù cho nhân sự tổ chức sự kiện càng lớn.

Tuy nhiên, mức cân đối chi phí tốt nhất cho nhân sự sự kiện thường rơi vào từ khoảng 5 – 10% tổng chi phí.

Đối với quản lý tổ chức sự kiện, đây là một bộ phận quan trọng thực hiện nhiệm vụ kiểm soát toàn bộ quá trình diễn ra của sự kiện về mọi mặt. Do đó, mức dự trù chi phí quản lý tổ chức sự kiện cũng cần phải được tính toán hợp lý.

Theo đó, mức dự trù tối ưu nhất cho quản lý sự kiện thường rơi vào khoảng 3 – 10% tổng chi phí.

VII. Bảng báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện trọn gói tại Yvietmedia

Để có thể tiến hành dự trù chi phí tổ chức sự kiện một cách tốt nhất thì việc chọn được đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, đáng tin cậy là vô cùng quan trọng. Một trong những đơn vị như thế phải kể đến Yvietmedia.

bảng giá chi phí tổ chức sự kiện

Khách hàng đến với Yvietmedia sẽ được cung cấp thông tin báo giá dịch vụ tổ chức sự kiện chọn gói với đầy đủ các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện cần thiết theo tính chất, quy mô sự kiện cũng như mong muốn của khách hàng.

Cụ thể những thông tin hạng mục chi phí tổ chức sự kiện như: chi phí trang trí, chi phí địa điểm, chi phí thiết bị kỹ thuật, chi phí nhân sự,… đều được Yvietmedia cung cấp minh bạch, rõ ràng với cam kết tối ưu chi phí tốt nhất với điều kiện của khách hàng.

Quan tâm đến thông tin về các hạng mục chi phí tổ chức sự kiện, ngay hôm nay khách hàng có thể trực tiếp liên hệ đến với Yvietmedia để được tư vấn, hỗ trợ nhanh chóng chi tiết nhất. Chắc chắn Yvietmedia sẽ hỗ trợ khách hàng tối đa để có thể tổ chức sự kiện thành công với chi phí phải chăng nhất.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

18006548