TOP các kinh nghiệm tổ chức sự kiện không phải ai cũng biết

Để đạt được mục đích gây ấn tượng mạnh với khách mời bạn nhất định phải có các kinh nghiệm tổ chức sự kiện của riêng mình. Từ các kinh nghiệm này bạn có thể tiết kiệm tối đa mức chi phí mà vẫn nâng cao khả năng thu về các nguồn lợi từ marketing hậu chương trình. Theo dõi ngay top các kinh nghiệm quan trọng nhất ngay sau đây nhé!

I. Kinh nghiệm tổ chức sự kiện cần biết

Các buổi sự kiện galadinner, hội thảo, workshop hay thậm chí là ngoài trời đều có những lưu ý riêng từ khâu lên kế hoạch đến triển khai và nghiệm thu. Khi thực hiện tổ chức một chương trình hay sự kiện bất kỳ, chúng ta đều cần thực hiện một số công việc cơ bản như sau:

1. Nhắm rõ mục tiêu, đối tượng mà sự kiện hướng tới

Mỗi sự kiện đều có mục tiêu và đối tượng hướng đến khác hẳn nhau. Chính từ sự khác biệt liên quan đến mục tiêu cốt lõi này mà phong cách, nhóm khách mời cũng như điểm nhấn của mỗi sự kiện không đồng nhất.

kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Để xác định mục tiêu cũng như đối tượng trong sự kiện sắp tới, bạn và công ty chỉ cần trả lời 2 câu hỏi chính:

  • Mục tiêu trọng tâm của sự kiện đang là quảng bá, mở rộng thị phần hay đơn giản là tìm kiếm nhóm khách hàng tiềm năng mới.
  • Phân khúc khách mời tiềm năng sự kiện cần tiếp cận là ai, họ làm gì, bao nhiêu tuổi, có thói quen sinh hoạt ra sao,…

Hai gạch đầu dòng nêu trên sẽ trở thành xương sống cho toàn bộ kế hoạch chạy chương trình về sau.

2. Xác định thời gian, địa điểm để tổ chức sự kiện

Có thể nhiều đơn vị và cá nhân có xu hướng ấn định thời gian tổ chức và địa điểm muộn để duy trì tính linh động của kế hoạch. Họ muốn giữ quyền thay đổi lựa chọn của mình đến khi ưng ý nhất mới thôi. Thế nhưng cái gì cũng có ưu và nhược điểm nhất định.

Việc bạn chọn địa điểm và thời gian quá muộn sẽ khiến kế hoạch tổ chức bị vội vàng, dễ “cháy kế hoạch”. Tệ hơn bạn có thể không tìm được địa điểm có mức giá hợp lý để ký hợp đồng thuê.

kinh nghiệm tổ chức gala dinner

Việc đưa ra bước xác định cụ thể thời gian, địa điểm tổ chức là rất cần thiết và cấp bách. Cách chọn thời gian sẽ dựa vào thói quen sinh hoạt của khách hàng tiềm năng. Trong khi đó vấn đề chọn địa điểm cần có liên kết chặt chẽ với mục tiêu trọng tâm cũng như thể hiện hình ảnh của công ty.

Riêng đối với khâu chọn địa điểm, với vị trí là một chuyên gia tổ chức sự kiện, bạn cần khảo sát vị trí nhiều lần đồng thời tham khảo nội thất và các dịch vụ nội khu. Hãy ưu tiên các địa chỉ dễ tiếp cận cả bằng ô tô và xe máy và có bãi đỗ xe nhé!

Trong trường hợp bạn và công ty đã nhất trí thuê không gian ngoài trời để thể hiện tốt nhất tinh thần của sự kiện thì cần thảo luận kỹ với bên cho thuê.

Tốt nhất bạn nên yêu cầu bên cho thuê nêu các phương án đối phó với thời tiết xấu và chọn biện pháp bảo vệ an ninh chung.

3. Lên rõ kế hoạch cụ thể, dự trù cho sự kiện

Đây là bước để chúng ta có bản kế hoạch chi tiết đầu tiên của sự kiện. Kinh nghiệm đưa ra là bạn cần chủ động thể hiện sự tỉ mỉ, chuyên nghiệp và chỉn chu của bản thân tại khâu này.

kinh nghiệm tổ chức hội thảo

Thứ đắt giá nhất trong bản kế hoạch sẽ là các mục dự trù. Các hạng mục này càng chi tiết càng tốt và chúng sẽ phát huy tác dụng khi có tình huống đột ngột phát sinh.

Về cơ bản bạn sẽ cần tự tìm hiểu các rủi ro có thể xảy ra trước và trong thời gian diễn ra sự kiện để có phương án giải quyết từ trước.

Ví dụ như luôn có nhân sự thay thế, có hệ thống bạt che mưa, có các ô lớn che nắng cho khách mời đến tham dự,… Có thể nói dự trù cho các tình huống phát sinh này sẽ giúp bản kế hoạch chi tiết được kiểm soát tốt hơn, hiệu quả hơn.

4. Tính toán trước chi phí có thể bỏ ra

Một trong những vấn đề nhức nhối nhất đối với mọi sự kiện chính là lạm chi. Vậy có kinh nghiệm tổ chức sự kiện nào có thể giúp chúng ta tránh được viễn cảnh kể trên không?

Giải pháp tốt nhất dành cho vấn đề này chỉ có cách xác định rõ ngân sách được phép sử dụng trong khuôn khổ sự kiện.

kinh nghiệm tổ chức workshop

Cụ thể, bạn sẽ cần tính toán từ trước tất cả các chi phí “cứng” và chi phí phát sinh. Danh sách dự trù chi tiêu càng chi tiết thì kết quả tổng chi tính toán sẽ càng sát với thực tế.

Thông qua việc giới hạn ngân sách này, các chi phí được tối ưu một cách chặt chẽ, khoa học.

Kinh nghiệm để tính toán trước các khoản chi phí sát nhất so với thực tiễn chính là bạn cần khả năng ngoại giao tốt với các bên đối tác, nhà phân phối.

Bạn sẽ phải nắm bắt chính xác giá của dịch vụ hoa tươi, khâu trang trí không gian, bố trí nước uống hoặc quầy thức ăn nhẹ.

5. Triển khai và đo lường trong từng giai đoạn

Một trong những kinh nghiệm tổ chức sự kiện “xương máu” chính là áp dụng bước đánh giá kết quả cụ thể sau mỗi khâu thực hiện chương trình.

học cách tổ chức sự kiện

Việc tiến hành đo lường hiệu suất và đánh giá kết quả sớm rất có ích cho công tác PR công ty và sản phẩm. Về cơ bản, phương pháp này giúp chúng ta tiếp tục phát huy ưu điểm và nhanh chóng nhìn nhận, khắc phục các vấn đề tồn đọng.

II. Một vài lưu ý nhỏ để tổ chức sự kiện thành công

Bên cạnh kinh nghiệm tổ chức sự kiện tổng quan, đôi khi bí quyết có được hiệu ứng “khủng” trong marketing rút những bài học kinh nghiệm sau khi tổ chức sự kiện sau:

1. Chú ý sâu sát vào từng chi tiết nhỏ

Có một thực tế thú vị là bạn dễ dành được điểm cộng lớn thông qua các chi tiết nhỏ trong mắt khách hàng và đối tác làm ăn.

Chính vì lý do này mà phương châm đầu tiên bạn cần học thuộc lòng nếu hoạt động trong lĩnh vực tổ chức events là cần tập trung sâu sát vào từng chi tiết nhỏ.

Lấy ví dụ, trước khi sự kiện diễn ra chúng ta sẽ cần gửi mail quảng bá, thư mời,… Thế nhưng bạn tuyệt đối không nên gửi lời mời cho khách hàng theo kiểu “đem con bỏ chợ”.

tổ chức sự kiện thành công

Tất cả khách mời có trong danh sách dự kiến cần được tiểu ban truyền thông của sự kiện giữ liên lạc một cách chặt chẽ. Nếu có thể hãy gọi trước cho các khách mời để xác nhận chính xác số người sẽ tham gia vào ngày chương trình được tổ chức nhé!

Ngoài ra công tác truyền thông hậu sự kiện cũng rất cần được chú trọng. Một sự kiện chỉn chu và chuyên nghiệp sẽ có thư cảm ơn gửi đến tất cả các khách mời và nếu có thể, hãy gửi ảnh xác nhận tham gia hoạt động sự kiện đến hòm thư điện tử cá nhân cho họ.

2. Cần chọn nhân sự triển khai giàu kinh nghiệm

Công tác chuẩn bị và tổ chức sự kiện cần sự phối hợp của các tiểu ban và nhiều cá nhân khác nhau. Để đảm bảo sự kiện được diễn ra thành công, bạn cần chọn đội ngũ nhân sự càng giàu kinh nghiệm càng tốt.

Việc ekip chương trình dày dặn kinh nghiệm sẽ đảm bảo các sự cố phát sinh đều sẽ được giải quyết một cách khoa học và tối ưu.

kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời

III. Cách tổ chức sự kiện “trọn vẹn” mà không cần kinh nghiệm

Trên thực tế hầu hết mọi người đều biết muốn tổ chức sự kiện thành công rất cần kinh nghiệm. Thế nhưng những kinh nghiệm này không thể trau dồi và đúc kết chỉ trong một sớm một chiều được. Vậy trong trường hợp bạn cần tổ chức sự kiện và hoàn toàn không biết gì về cách thực hiện thì sao?

Hãy liên hệ ngay với các công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện.

Các ưu điểm nếu bạn sử dụng dịch vụ của bên thứ ba gồm:

  • Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp:

Một ekip hùng hậu gồm MC, biên kịch, quay phim,… chắc chắn sẽ đảm bảo độ riêng tư, chuyên nghiệp và chỉn chu của chương trình.

  • Tối ưu hoá chi phí:

Nếu bạn là một người chưa “quen việc” thì một sự kiện sẽ tiêu tốn vào nhiều khoản chi đột xuất, ngoài dự kiến.

Cách tốt nhất để giải quyết vấn đề này chính là giao nhiệm vụ cân đối tài chính cho một đơn vị chuyên nghiệp. Tuỳ vào mong muốn của khách hàng mà họ sẽ đề xuất mức giá hợp lý.

kinh nghiệm tổ chức sự kiện tại hà nội

  • Tiết kiệm thời gian setup sự kiện:

Dù là người chuyên nghiệp cũng mất kha khá thời gian mới hoàn thiện được một quy trình triển khai mô hình sự kiện cơ bản.

Vậy để bạn vẫn có quỹ thời gian thực hiện các công việc khác cũng như tối ưu hoá được thời gian chuẩn bị chương trình thì thuê dịch vụ là cần thiết.

  • Giảm thiểu rủi ro, sự cố đến mức tối đa:

Chỉ có các chuyên gia chuyên tổ chức events mới tính toán được rủi ro và sự cố có khả năng phát sinh. Những người “tay ngang” thường bị bất ngờ, thậm chí là không tìm được giải pháp cho các tình huống đột ngột.

  • Cung cấp thiết bị vật tư nhanh chóng:

Các công ty tổ chức sự kiện có thể “tức thì” kết nối được với các đơn vị liên quan như nơi cung cấp thiết bị âm thanh, ánh sáng, đơn vị cung cấp tiết mục nghệ thuật,…

IV. Yvietmedia – công ty tổ chức sự kiện uy tín, giàu kinh nghiệm

Vậy đơn vị tổ chức sự kiện nào đang là sự lựa chọn tối ưu trong thời gian hiện tại ở Việt Nam? Câu trả lời chính là đội ngũ Ý Việt Media. Ý Việt là đơn vị chuyên thực hiện tư vấn chương trình, cố vấn chỉ đạo nội dung, lên kịch bản, hỗ trợ tổ chức sự kiện.

Trong nhiều năm liền đơn vị luôn được bình chọn vào top các team có ý tưởng sự kiện sáng tạo và tối ưu nhất. Đó là chưa kể Ý Việt còn sở hữu đội ngũ nhân viên nhiệt tình, dày dặn kinh nghiệm, nhiều tải lẻ sẵn sàng phục vụ 24/7.

Xuyên suốt hơn 13 năm hoạt động, Ý Việt đã hợp tác thành công với hàng trăm đối tác và khách hàng. Một số sự kiện tiêu biểu được Ý Việt thực hiện bao gồm:

kinh nghiệm tổ chức sự kiện team building

SỰ kiện team building của Newlife quy mô hơn 200 người tại Resort Yên Trung tháng 4/2021.

kinh nghiệm tổ chức sự kiện khai trương

Khai trương thương hiệu thời trang Darnell tại Kim Mã với quy mô hơn 100 người tháng 4/2021.

kinh nghiệm tổ chức sự kiện tất niên

Tất niên của Techcombank tháng 12/2020.

Trên đây là các tư vấn tổng quan về kinh nghiệm tổ chức sự kiện. Hi vọng thông qua bài viết này các bạn độc giả đã tìm được giải pháp thích hợp cho quá trình thực hiện chương trình của mình. Chúc các bạn thành công!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

18006548