Người tổ chức sự kiện – Kẻ đóng góp “thầm lặng sau cánh gà”

Chắc hẳn tất cả chúng ta đều đã nghe đến công việc người tổ chức sự kiện. Về cơ bản đây là những người hoạt động trong lĩnh vực làm event để phục vụ truyền thông. Tuy nhiên trên thực tế khối lượng công việc thực sự mà một nhân viên event thực hiện phức tạp và đòi hỏi sự chuyên nghiệp nhiều hơn hẳn so với suy nghĩ chung của số đông. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu về công việc của họ qua bài viết này nhé!

I. Nhân viên/Người tổ chức sự kiện là gì?

Trước hết để nói về người tổ chức sự kiện thì họ là những người chuyên đảm nhận nhóm công việc thuộc lĩnh vực truyền thông và làm event. Các nhân viên này hầu như không có phân nhóm công việc cụ thể hay cụ thể hơn là chuyên ngành hẹp cố định. Khối lượng công việc mà họ có khả năng đáp ứng được đánh giá là tương đối lớn, thường xuyên phải linh hoạt phối hợp với đồng nghiệp hoặc khách hàng.

công việc của người tổ chức sự kiện

Nếu diễn đạt một cách ngắn ngọn thì người tổ chức sự kiện sẽ thực hiện nhiệm vụ quản lý hậu cần trong event. Tuy nhiên quản lý hậu cần lại bao hàm nhiều hoạt động khác nhau và có thể thay đổi giữa các sự kiện. Lấy ví dụ một người tổ chức sự kiện có thể đảm nhận việc quản lý hậu trường, làm kịch bản chương trình, kiểm tra các thiết bị âm thanh, ánh sáng,…

Tính chất công việc của một người tổ chức sự kiện đòi hỏi sự năng động và linh hoạt tương đối cao. Hầu như tất cả các nhân viên chuyên làm event đều không làm việc trong môi trường “bàn giấy” như các nhân viên hành chính. Họ sẽ di chuyển khá nhiều giữa địa điểm tổ chức chương trình, công ty chủ quản, các đơn vị đối tác,…

Cơ hội của người tổ chức sự kiện

Trong khoảng 2 – 3 năm trở lại đây, các bạn trẻ, sinh viên mới ra trường đánh giá tương đối cao sự năng động của công việc này. Có đến 65% người tổ chức sự kiện hiện nay đang có độ tuổi dưới 30. Cùng với việc ngày càng có nhiều người muốn apply công việc này thì một số yêu cầu tuyển dụng đã được các đơn vị nâng cao và bổ sung. Điều này đồng nghĩa với việc nhân viên event sẽ có chuyên môn ngày càng cao.

II. Mô tả công việc của 1 người tổ chức sự kiện

Nhìn chung người tổ chức sự kiện sẽ thực hiện các nhiệm vụ kể từ khi nhận được yêu cầu lên ý tưởng cho event đến khi nghiệm thu hiệu ứng truyền thông của cả chương trình. Nếu là một nhân viên chuyên nghiệp, bạn thường sẽ nhận nhiệm vụ được chỉ định trực tiếp bởi quản lý hoặc leader. Để các bạn độc gỉa dễ hình dung hơn thì chúng ta hãy cùng tham khảo một số công việc đặc thù như:

người tổ chức sự kiện cần gì

  • Tiếp nhận và trao đổi trực tiếp với khách hàng để chốt được ý tưởng chính của sự kiện.
  • Lên kế hoạch sơ bộ về hoạt động thực hiện chương trình truyền thông cho phù hợp.
  • Triển khai các bản dự trù kinh phí và báo cáo ngân sách một cách rõ ràng, minh bạch.
  • Liên hệ với các đơn vị đối tác để thuê địa điểm tổ chức sự kiện hoặc trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, nội thất.
  • Lập sơ đồ bố trí hội trường/sân khấu nói chung.
  • Lập danh sách quản lý khách mời.
  • Thực hiện các cam kết về vệ sinh an toàn thực phẩm, phòng chống cháy nổ,…
  • Đón tiếp khách mời và hướng dẫn sơ đồ chỗ ngồi hoặc lịch trình sự kiện nếu được yêu cầu.
  • Thiết lập và điều hành các bộ phận cung cấp ánh sáng, âm thanh trong suốt chương trình.
  • Hỗ trợ các bên đối tác phục vụ tiệc mặn, tiệc ngọt cũng như chọn quà tặng cho các khách mời.
  • Theo dõi hoạt động của tất cả các tiểu ban khi chương trình đang diễn ra.
  • Nghiệm thu các thiết bị, nội thất hoặc hội truòng trước khi bàn giao lại cho các bên đối tác cho thuê.
  • Làm báo cáo tổng kết và nghiệm thu chương trình với cấp trên và khách hàng.
  • Linh hoạt thực hiện các nhiệm vụ khác do quản lý chương trình phân công.

người tổ chức sự kiện là gì

III. Các tố chất để có thể làm người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp cần nhiều tố chất cũng như kỹ năng hơn bạn nghĩ. Về cơ bản, tổ chức sự kiện chính là cung cấp dịch vụ ở tầm cao. Điều này đồng nghĩa với việc khách hàng và công việc đòi hỏi nhiều hơn ở nhân viên phụ trách. Bạn sẽ vừa cần một người có kiến thức chuyên môn nhưng vẫn linh hoạt, nhaỵ bén, tinh tế và khoa học,…

Để một nhân viên event bình thường trở thành nhân viên chuyên nghiệp, các yếu tố dưới đây là đặc biệt cần thiết:

người tổ chức sự kiện tiếng anh

1. Về kiến thức chuyên môn

Tuy công việc của người tổ chức sự kiện tương đối rộng và có vẻ không liên quan gì đến nhau nhưng bạn vẫn phải có kiến thức nhất định về lĩnh vực này. Tuỳ vào mục tiêu tuyển dụng mà các đơn vị chuyên tổ chức sự kiện có thể yêu cầu nhân viên của mình phải có bằng cử nhân chuyên ngành hoặc đơn thuần chỉ tốt nghiệp THPT. Thế nhưng dù nhân viên đó sở hữu bằng cấp gì thì vẫn cần kỹ năng làm việc trong môi trường truyền thông/sự kiện nói chung.

Nhân viên event luôn cần nắm vững các khái niệm liên quan đến khâu tổ chức, quản lý sự kiện, kiểm soát truyền thông cũng như cách tạo hiệu ứng tích cực trước đám đông. Đôi khi người này cũng cần biết cách xây dựng ý tưởng, nội dung cho mẫu sự kiện tương ứng. Thậm chí các nhân viên chuyên nghiệp còn phải biết cách tạo lập kịch bản, các văn bản phổ thông một cách nhanh chóng, đúng form.

người tổ chức sự kiện tiếng anh là gì

2. Về thái độ làm việc

Người tổ chức sự kiện luôn cần có sự năng động, nhiệt huyết đối với tất cả các công việc và nhiệm vụ được giao. Trong thời gian chương trình đang được thực hiện, bạn sẽ phải thường xuyên đối mặt với các áp lực. Tuy nhiên không vì lý do này mà bạn có thể tỏ ra mệt mỏi, chán chường hay thụ động, ỷ lại. Lúc nào hình ảnh của một nhân viên phụ trách chương trình cũng là chỉn chu, tháo vát và nhiệt tình, chuyên nghiệp.

3. Về kỹ năng, khả năng cần thiết

Để bàn về các kỹ năng quan trọng với một người tổ chức sự kiện, hãy cùng xem xét một số yếu tố như sau:

  • Không ngừng sáng tạo

Sáng tạo chính là chìa khoá thành công đối với hiệu ứng truyền thông của tất cả các sự kiện lớn nhỏ. Để trở thành một nhân viên mẫn cán trong lĩnh vực này, bạn không thể nào thiếu đi khả năng sáng tạo. Hãy mang theo giấy bút trong mọi tình huống để ghi nhận tất cả các ý tưởng khả thi xung quanh mình. Sau một quá trình dài góp nhặt ý tưởng, chính bạn sẽ nâng cao khả năng sáng tạo của mình.

người tổ chức sự kiện gọi là gì

  • Có khả năng viết kịch bản tốt

Kịch bản chương trình chính là thứ tiếp xúc và tác động trực tiếp đến các khách mời tham gia chương trình. Vậy một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chắc chắn cần có kỹ năng xử lý và hoàn thiện những kịch bản độc đáo nhưng cũng thiết thực nhất. Thông thường khả năng này đạt được thông qua quá trình rèn luyện chứ không phải thiên phú. Như vậy bạn có thể tự hoàn thiện kỹ năng diễn đạt, sắp xếp câu chữ cũng như cân đối chương trình bằng cách tiếp xúc với các kịch bản thành công và học hỏi người có kinh nghiệm.

  • Làm việc hiệu quả với check-list

Bạn sẽ là người kiểm soát nhiều khâu thuộc quá trình tổ chức sự kiện. Cách giám sát hiệu quả số một hiện nay chính là sử dụng các mẫu check-list để dễ dàng phát hiện các điểm đã hoàn thiện và cần điều chỉnh. Lời khuyên đưa ra là bạn cần tỉ mỉ, chu đáo hơn nữa trong tất cả các công đoạn bản thân phụ trách nhé!

tố chất của người tổ chức sự kiện

  • Có thể thuyết phục các bên đối tác

Việc phải tiếp xúc với các bên thứ ba cung cấp dịch vụ phụ trợ chương trình là rất hiển nhiên đối với nhân viên tổ chức sự kiện. Bạn sẽ cần kiểm tra năng lực của đối tác và quan trọng hơn là đi đến các thoả thuận có lợi chung cho các bên. Sau khi đã làm hợp đồng bạn vẫn tiếp tục cần đàm phán mềm mỏng để đảm bảo tiến độ cần thiết.

  • Quản lý tài chính một cách tối ưu

Tài chính hay ngân sách luôn là câu chuyện khiến khách hàng phải đau đầu khi cần tổ chức một sự kiện bất kỳ. Công việc của bạn chính là giúp khách hàng của mình giải quyết nhanh gọn bài toán này. Trước hết, bạn cần thực tế về ngân sách ban đầu cũng như nguồn thu của sự kiện. Khi đã bắt tay làm các bản dự toán ngân sách thì không nên dùng góc nhìn chủ quan hay tư duy “lạc quan thái quá”. Tốt nhất hãy đưa ra các con số chính xác và kế hoạch tương ứng. Lưu ý dự trù kinh phí của bạn luôn phải lớn hơn mức chi thực tế cho từng hạng mục chương trình nhé!

vai trò của người tổ chức sự kiện

  • Có kỹ năng hoạch định và quản lý các rủi ro

Điều quyết định bạn có phải một nhân viên tổ chức sự kiện chuyên nghiệp hay không chính là quá trình hoạch định là quản lý rủi ro. Đây là thứ đảm bảo an toàn cho thành công chung của sự kiện. Tuỳ theo tính chất chương trình mà bạn cần có các kịch bản rủi ro khác nhau. Ví dụ nếu trời mưa bão thì chương trình sẽ tổ chức ra sao, liệu có bị “cháy kịch bản” không, khách mời đông hơn dự kiến sẽ giải quyết thế nào, đã có thiết bị âm thanh, ánh sáng dự phòng chưa,… Sau khi thiết lập bối cảnh như trên thì bạn cần đưa ra đánh giá, biện pháp giải quyết nhằm giảm thiểu thiệt hại cũng như tối đa hoá tất cả % cơ hội còn lại.

Vừa rồi bạn đã cùng chúng tôi tìm hiểu về vị trí và nhiệm vụ của một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp. Hi vọng bài viết đã giúp bạn có cái nhìn tổng quan hơn về công việc này. Đừng quên tiếp tục theo dõi chúng tôi để đón đọc thêm các bài viết bổ ích trong tương lai nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

18006548