Quy trình tổ chức sự kiện 8 bước chuyên nghiệp và dễ hiểu nhất

Khá nhiều người cho rằng việc sắp xếp quy trình tổ chức sự kiện cụ thể chỉ tốn thời gian mà không giải quyết được nhiều vấn đề. Thế nhưng đây là một sai lầm cơ bản khiến công ty, doanh nghiệp bị mất điểm trong mắt đối tác và đồng nghiệp. Bài viết hôm nay sẽ bàn về các bước cơ bản mọi sự kiện nên có để đạt được hiệu quả truyền thông như mong muốn.

I. Chi tiết 8 bước trong quy trình tổ chức sự kiện CHUYÊN NGHIỆP

Mỗi sự kiện truyền thông liên quan đến sản phẩm hay dịch vụ đều cần có một quy trình bài bản. Quy trình này chính là xương sống cho toàn bộ chiến dịch truyền thông mà bạn và doanh nghiệp của mình đang hướng tới, thông qua sự kiện sắp tổ chức.

Về cơ bản, chỉ cần chúng ta có một kế hoạch đủ chi tiết thì quy trình thực hiện sự kiện cũng sẽ thuận lợi, không lo tình huống bất ngờ phát sinh cũng như bỏ sót bất cứ khâu nào.

quy trình tổ chức sự kiện

 

Vậy thế nào là một quy trình tổ chức sự kiện bài bản và đáng học hỏi? Sau đây chính là 8 bước chi tiết từ khâu bắt đầu đến khi kết thúc bất cứ sự kiện truyền thông nào:

1. Nghiên cứu thông tin xung quanh sự kiện

Có một điều khá hiển nhiên rằng bạn khó lòng tổ chức được một sự kiện nếu chính bạn còn chưa xác định được sự kiện đó là gì và cần gì.

Điều này đồng nghĩa với việc bạn cần thâu tóm được một số thông tin nền tảng cũng như điều kiện, mục tiêu cơ bản mà sự kiện của mình đang hướng tới. Từ chính các yếu tố này, bạn và các đồng nghiệp có thể bước đầu phác thảo các ý tưởng và công đoạn tiếp theo.

Một số thông tin quan trọng đóng vai trò nòng cốt cho bất cứ sự kiện nào thường bao gồm:

  • Đơn vị đang muốn tổ chức sự kiện gì? (Đây là câu hỏi giải quyết việc bạn hướng tới xây dựng chương trình cho một buổi khai trương, tri ân khách hàng, ra mắt sản phẩm hay các sự kiện nào khác)
  • Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện là gì? (Bạn cần xác định sự kiện được tổ chức là để kích cầu, thu hút nhóm khách hàng tiềm năng hay tri ân các đối tác cũ,…)

quy trình tổ chức họp báo

 

  • Thông điệp mà sự kiện muốn truyền tải đến khách hàng cũng như đối tác là gì? (Sự kiện tổ chức nhằm thể hiện sự nổi trội của gói sản phẩm, dịch vụ so với đối thủ hay lôi kéo đầu tư,…)
  • Ngân sách dự kiện dùng cho sự kiện là bao nhiêu?
  • Sự kiện sẽ diễn ra trong khoảng thời gian nào?
  • Sự kiện sẽ diễn ra trong bao lâu và mời bao nhiêu khách hàng, đối tác?

Một kinh nghiệm quan trọng là bạn cần để cấp trên duyệt và thông qua các thông tin nòng cốt nêu trên rồi mới tiến hành triển khai các bước kế tiếp.

Điều này sẽ giúp bạn tránh được trường hợp sau khi đã chuẩn bị gần xong thì toàn bộ kế hoạch phải thay đổi vì không bám sát ý tưởng ban đầu.

2. Lựa chọn chủ đề chủ đạo xuyên suốt event

Sau khi bạn đã được cấp trên duyệt các ý tưởng phác hoạ cơ bản cho sự kiện thì bước tiếp theo chính là lựa chọn chủ đề chính. Trên thực tế đây là khâu quyết định phần lớn quy trình tổ chức sự kiện phía sau mà đơn vị cần thực hiện nên bạn cần hết sức lưu ý.

trình bày quy trình tổ chức sự kiện

 

Thông thường chủ đề sẽ tạo ấn tượng trong lòng khách hàng cũng như hiệu ứng truyền thông, nên nói nôm na thì hoàn thành tốt khâu này nghĩa là bạn đã đến khá gần sự thành công của toàn bộ sự kiện.

Tuy nhiên, việc sáng tạo ý tưởng chủ đề có thể bị giới hạn vào một số yếu tố như ngân sách hoặc không gian tổ chức. Lý do là vì có nhiều ý tưởng nếu chỉ xét trên bàn giấy thì rất hay và lôi cuốn nhưng khi thực hiện lại tiêu tốn quá nhiều chi phí, nhân lực hoặc không có địa điểm phù hợp.

Nhìn chung chủ đề bạn nên chọn cho sự kiện của mình không phải là ý tưởng hay nhất mà nên là ý tưởng phù hợp nhất.

3. Xác định cụ thể thời gian & địa điểm tổ chức

Bước tiếp theo trong quy trình tổ chức sự kiện chính là công tác lựa chọn thời gian và địa điểm. Về vấn đề này bạn nên thăm dò thói quen của nhóm đối tác cũng như khách tham dự để đưa ra các sự lựa chọn thông minh.

Cụ thể, nếu khách mời là người cao tuổi hoặc chị em phụ nữ làm nội trợ thì nên tổ chức vào khoảng 8 rưỡi sáng hoặc 2 giờ chiều để tránh khung giờ cao điểm, dễ tắc đường. Ngược lại, nếu khách mời của sự kiện chủ yếu là nhân viên văn phòng thì tổ chức sự kiện vào cuối tuần sẽ tiếp cận họ tốt hơn.

quy trình to chức sự kiện của một agency

 

Bên cạnh đó, việc lựa chọn nơi tổ chức sự kiện cần bám sát theo dự trù kinh phí và ý tưởng chủ đạo.

Kinh nghiệm là bạn cần kiểm tra nhiều chi tiết nhỏ liên quan đến địa điểm như trang thiết bị âm thanh, ánh sáng, số lượng bàn ghế, thảm đỏ hoặc vệ sinh an toàn thực phẩm để thể hiện tinh thần trách nhiệm và chu đáo của mình với cấp trên.

4. Lên kế hoạch tổng thể & phòng bị

Bước 4 trong quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là bước lên kế hoạch chi tiết. Lúc này bạn cần có trong tay kịch bản chi tiết của hôm chính thức diễn ra sự kiện. Nếu có thể hãy liên hệ đặt lịch với MC cũng như các đơn vị hoạt động nghệ thuật cung cấp tiết mục văn nghệ.

Không chỉ liên quan đến kịch bản, người chịu trách nhiệm tổ chức còn phải kiểm soát các yếu tố khác như điều phối nhân sự phục vụ, bắt đầu chạy quảng cáo và truyền thông cho buổi lễ chính thức,…

quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

 

Đặc biệt, trong phần kịch bản chi tiết, việc dự đoán và đưa ra phương án kiểm soát rủi ro là cực kỳ quan trọng.

Một người tổ chức sự kiện chuyên nghiệp luôn cần chuẩn bị trước cho các rủi ro về mặt kỹ thuật, “cháy kịch bản” hoặc rắc rối liên quan đến các khách mời. Nếu có thể, hãy chuẩn bị sẵn cả các phương án B và C cho ngày sự kiện diễn ra nhé!

5. Thực hiện công việc chuẩn bị trước sự kiện

Khâu chuẩn bị trước chính là phần công việc “lỉnh kỉnh” nhất trong toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện. Tại thời điểm này bạn cần dám chắc các tiểu ban, bộ phận hậu cần đã nhận toàn bộ thiết bị máy móc âm thanh, ánh sáng cũng như phông bạt, backdrop, phụ kiện trang trí sự kiện.

quá trình tổ chức sự kiện

 

Ngoài ra, các sản phẩm được trưng bày, giới thiệu cũng cần sẵn sàng cả về số lượng cũng như chất lượng. Bạn chuẩn bị khâu này càng kỹ lưỡng và chỉn chu thì càng tránh được các sự cố không mong muốn về sau.

6. Tổ chức DEMO trước ngày chính

Tổ chức DEMO hay còn gọi là tổng duyệt chính là bước bạn sẽ chạy chương trình theo đúng kịch bản đã đề ra. Tại phần này bạn cần kiểm tra lời dẫn của MC, các tiết mục văn nghệ cũng như video được trình chiếu.

Trong trường hợp phát sinh các vấn đề bất hợp lý, bạn nên điều chỉnh hoặc có biện pháp thay thế kịp thời.

các bước trong quy trình tổ chức sự kiện

 

7. Tiến hành tổ chức sự kiện theo kế hoạch

Ngày sự kiện diễn ra chính thức sẽ quyết định sự thành công của toàn bộ quy trình tổ chức sự kiện mà bạn và công ty đã đề ra.

Để đảm bảo tất cả các khâu phối hợp nhịp nhàng, bạn cần phân công một số giám sát viên hỗ trợ bạn kiểm soát chương trình. Đội ngũ này sẽ đồng hành cùng bạn kể cả khi cần phản ứng nhanh với các vấn đề phát sinh.

8. Nghiệm thu & đánh giá sự thành công của buổi tổ chức

Bước nghiệm thu và đánh giá sẽ là bước cuối cùng trong quy trình tổ chức sự kiện. Nhìn chung bạn chỉ cần rà soát lại toàn bộ công tác tổ chức và có đánh giá riêng về sự phối hợp của các bên có liên quan.

quy trình tổ chức sự kiện đơn giản nhất

Đừng quên báo cáo lại với cấp trên chi tiết tất cả các kết quả thu được từ sau sự kiện vì khả năng rất cao là chúng sẽ tác động đến việc chạy các mô hình quảng cáo, PR cho công ty hoặc sản phẩm, dịch vụ trong tương lai nhé!

II. Tổ chức sự kiện có quy trình rõ ràng có lợi ích gì?

Như đã nói ở trên, bất cứ sự kiện nào cũng nên có quy trình tổ chức bài bản. Sự chu đáo, dày công của bạn đối với sự kiện sẽ luôn được đền đáp xứng đáng nhờ các hiệu ứng truyền thông tích cực như sau:

– Giảm thiểu những rủi ro có thể xảy ra

Có thể nói sự kiện chính là gương mặt đại diện cho uy tín và tiềm năng của cả doanh nghiệp hoặc công ty. Chính vì lý do này mà chúng ta cần giảm thiểu tất cả các sự cố có thể phát sinh để đảm bảo lợi ích và hình ảnh chung.

Một quy trình bài bản và chỉn chu chính sẽ giúp bạn kiểm soát các khâu tổ chức một cách khoa học và toàn diện. Các vấn đề như bỏ sót một khâu nào đó, kiểm tra chưa tổng quan chương trình sẽ được loại bỏ hoàn toàn nếu bạn thực hiện đúng theo quy trình đã đề ra.

quy trình tổ chức 1 sự kiện

Ngay cả khi có sự cố khách quan phát sinh thì công ty đã có các kế hoạch dự phòng từ trước.

  • Đạt được mục đích của buổi tổ chức tối đa

Sự chỉn chu và bài bản khi thực hiện quy trình tổ chức sự kiện sẽ giúp bạn tối ưu hoá hiệu ứng truyền thông. Lý do là vì quy trình nêu trên được xây dựng từ chính các mục tiêu cơ bản của doanh nghiệp nên nó sẽ phát huy tối đa tiềm năng của mình.

  • Tạo ấn tượng LỚN đối với khách mời và người tham dự

Khách hàng và đối tác của bất cứ công ty nào cũng có thiện cảm đối với một sự kiện chuyên nghiệp và chỉn chu. Đôi khi giành được thiện cảm của khách hàng tiềm năng đã bước đầu nâng cao được uy tín cùng doanh thu cho chính đơn vị của mình rồi.

III. Những lưu ý khi thiết lập quy trình tổ chức sự kiện

Để áp dụng quy trình tổ chức sự kiện nêu trên được trơn tru, bạn nên tham khảo một số lưu ý quan trọng như sau:

1. Không đảo lộn thứ tự các bước trong quy trình

Tất cả các khâu đề ra trong quy trình đã được tính toán tỉ mỉ và tuân theo logic. Bạn không nên tự ý thay đổi trình tự của các bước nêu trên vì chúng có thể gây ra sự xáo trộn hoặc các ảnh hưởng tiêu cực không đáng có.

các quy trình tổ chức sự kiện

2. Rà soát các bước trình tự kĩ càng, cẩn thận

Mỗi khâu trong quy trình tổ chức sự kiện đều đã nêu rõ ràng nhiệm vụ cần làm cũng như các khía cạnh cần lưu ý. Nhiệm vụ của bạn chính là rà soát mỗi khâu thật cẩn thận để tránh sự cố phát sinh.

Nếu bạn cảm thấy sự rà soát của một cá nhân chưa đủ tin cậy thì có thể đề xuất biện pháp rà soát chéo, nghiệm thu kết quả kiểm tra của nhiều người để đảm bảo tính công tâm.

3. Lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

Không nhiều doanh nghiệp cũng như công ty có đội ngũ nhân viên có kinh nghiệm và năng lực để đảm đương nhiệm vụ tổ chức một sự kiện hoàn chỉnh.

Tuy nhiên bạn có thể khắc phục vấn đề này bằng việc lựa chọn đơn vị tổ chức sự kiện để hỗ trợ một vài hoặc toàn bộ các khâu trong quy trình thực hiện chương trình.

Đơn vị lên quy trình tổ chức sự kiện ẤN TƯỢNG, TỐT NHẤT hiện nay mà chúng tôi muốn đề xuất đến các bạn độc giả chính là Ý Việt Media. Đây là công ty chuyên nhận các nhiệm vụ truyền thông với hơn 13 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực.

quy trình xin giấy phép tổ chức sự kiện

Chỉ riêng trong năm vừa qua, Ý Việt đã thực hiện thành công hàng chục sự kiện lớn nhỏ dưới hình thức online cũng như offline, được các đối tác bình chọn là Top 10 đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trong nước.

Có sự hỗ trợ từ các nhân viên giàu kinh nghiệm của Ý Việt, chắc chắn bạn và công ty sẽ có một sự kiện thành công đúng như ý muốn!

Vừa rồi chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu về các bước trong quy trình tổ chức sự kiện bài bản và chuyên nghiệp. Các bạn độc giả có thể áp dụng quy trình này khi tổ chức các sự kiện truyền thông cho công ty. Trong trường hợp bạn còn chưa tự tin, đừng quên còn có sự hỗ trợ 24/7 từ Ý Việt Media nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

18006548