Tổ chức hội nghị: Các kinh nghiệm đắt giá nhất mà bạn nên biết

Tổ chức hội nghị thực sự là một quá trình khá vất vả, đòi hỏi người thực hiện, giám sát phải có kinh nghiệm cũng như cái nhìn bao quát nhất. Chúng ta có thể phải mất từ vài tuần, thậm chí là vài tháng để chuẩn bị, lên kế hoạch chi tiết cho mỗi buổi hội nghị. Nếu bạn đang không biết cần bắt đầu từ đâu thì hãy đọc ngay bài viết này nhé!

I. Các bước tổ chức hội nghị chi tiết

Để toàn bộ quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo được trơn tru, chúng ta cần có kế hoạch tổng quan thật chặt chẽ. Tất cả các khâu có liên quan cần thực hiện nhịp nhàng để công việc diễn ra theo đúng tiến độ. Vậy khi cần tổ chức một buổi hội nghị khách hàng hoặc hội thảo chúng ta sẽ cần triển khai từ đâu? Sau đây sẽ là 7 bước chi tiết mà cá nhân tổ chức sự kiện chuyên nghiệp sẽ thực hiện:

tổ chức hội nghị khách hàng

1. Xác định chủ đề xuyên suốt

Điều quan trọng nhất mà một sự kiện cần thực hiện là thể hiện được nội dung chính mà ban tổ chức muốn truyền tải. Cụ thể, chủ đề này sẽ liên quan chặt chẽ đến toàn bộ khung chương trình, đối tượng tham gia, các khách hàng, đối tác hoặc phương pháp tiếp thị nói chung.

Về cơ bản, bạn cần chọn được chủ đề sẽ thu hút sự chú ý của người tham gia, ở đây là các nhà tài trợ hoặc khách hàng, đối tác cùng lĩnh vực. Mặt khác, một chủ đề hợp lý còn cần tạo điều kiện thuận lợi cho các kênh tiếp thị cũng như quảng cáo sản phẩm. Trên nền chủ đề chính, đội ngũ tiếp thị hội thảo sẽ có môi trường lý tưởng để làm việc.

Thông qua chủ đề đó, chúng ta và công ty sẽ được hưởng lợi từ các khâu quảng bá, marketing.

tổ chức hội thảo

2. Lên ý tưởng và lập kế hoạch chi tiết

Khi bạn đang thực hiện công việc tổ chức hội nghị, tất cả những gì bạn cần làm nên được thể hiện trên giấy một cách cụ thể. Đây chính là bước lập kế hoạch chi tiết cho tất cả các công đoạn phía sau. Bản kế hoạch này sẽ giải quyết tất cả các vấn đề như:

  • Nội dung chương trình là gì?
  • Có những ai sẽ tham gia hội nghị?
  • Kinh phí dự trù cho tất cả các khâu là bao nhiêu?
  • Ai/Đơn vị nào nhận nhiệm vụ phối hợp thực hiện?

Một kinh nghiệm dành cho bạn là luôn nắm rõ điểm chính hoặc điểm mấu chốt của chương trình. Đây sẽ là “con Át chủ bài” mà bạn có đấy nhé!

3. Chọn thời điểm khách mời có thể tham gia đầy đủ

tổ chức hội nghị cán bộ công chức

Việc lựa chọn thời gian diễn ra sự kiện không hề dễ như bạn vẫn tưởng. Bạn cần một khung thời gian vừa thuận tiện cho ban tổ chức, các đơn vị phối hợp thực hiện chương trình mà cần thuận lợi nhất cho tất cả các khách mời. Thường thì mọi người sẽ có thiện cảm nhiều hơn với cách tổ chức hội nghị vào cuối tuần vì đây là thời gian rảnh của hầu hết mọi người. Ngoài ra, nếu bạn muốn tránh tình trạng ách tắc xe cộ thì hai khung giờ là 8 – 10 giờ sáng và 14 – 16 giờ chiều là tương đối hợp lý.

4. Lựa chọn địa điểm phù hợp tổ chức

Việc tổ chức hội nghị khách hàng nói chung sẽ dễ đạt được thành công như mong đợi hơn nếu người tổ chức biết cách chọn địa điểm thích hợp. Nói một cách đơn giản hơn thì ban tổ chức cần lọc ra địa điểm phù hợp với quy mô cũng như địa vị xã hội của các khách hàng tham gia. Đôi khi việc lựa chọn địa điểm cũng cần hỗ trợ cho khung hoạt động của chương trình. Ví dụ nếu trong chương trình có kế hoạch cho khách hàng thưởng thức triển lãm sản phẩm thì cần địa điểm có sảnh hoặc hành lang rộng.

tổ chức hội nghị tri ân khách hàng

Để bàn rõ hơn về việc chọn địa điểm liên quan đến quy mô khách tham gia thì bạn có thể tham khảo các lưu ý sau:

  • Đối với hội nghị có quy mô chỉ từ 50 – 200 khách, ban tổ chức có thể linh động chọn các mô hình phòng theo kiểu nhà hát hoặc phòng học, giảng đường,…
  • Tuy nhiên nếu hội nghị tiếp từ 500 khách trở lên thì chúng ta cần không gian rộng và dễ liên kết mọi người với nhau hơn. Lấy ví dụ như hội trường lớn trong trung tâm hội nghị, thính phòng hoặc phòng khiêu vũ,…
  • Riêng đối với việc tổ chức hội nghị tri ân khách hàng VIP, ban tổ chức nên chọn địa điểm đã có danh tiếng từ trước nhằm đảm bảo sự thuận tiện và thoải mái cho khách hàng.

Kinh nghiệm ở đây là bạn cần thực hiện khảo sát địa điểm tổ chức nhiều lần trước khi đi đến quyết định cuối cùng. Các yếu tố cần khảo sát ngoài vị trí, không gian và giá cả thì việc đánh giá chi tiết chất lượng dịch vụ, chất lượng âm thanh hoặc món ăn sẽ thể hiện được sự chỉn chu cũng như tinh tế của ban tổ chức nhé.

5. Chuẩn bị kỹ lưỡng & đầy đủ thiết bị, nhân sự

Bước chuẩn bị sẽ thể hiện sự chỉn chu và nghiêm túc cho toàn bộ ê-kip tổ chức hội nghị. Bạn có tạo được thiện cảm với các khách hàng hay không sẽ được quyết định phần lớn qua khâu này.

hướng dẫn tổ chức hội nghị cán bộ công chức

Có khá nhiều thứ cần chúng ta kiểm soát như cách bài trí không gian, các thiết kế âm thanh, ánh sáng, banner hoặc backdrop, các tài liệu cho khách hàng sử dụng, clip, video giới thiệu sản phẩm,…

Chúng ta nên kiểm tra mỗi khâu tổ chức nhiều lần trước khi buổi sự kiện chính thức diễn ra. Nếu bạn chưa yên tâm thì có thể bố trí các đồng nghiệp kiểm tra chéo chất lượng công việc của nhau để đảm bảo không bỏ sót bất cứ chi tiết nhỏ nào.

6. Tiến hành tổ chức hội thảo

Tại khâu này bạn chỉ cần tiến hành đón tiếp và sắp xếp khách mời vào không gian tổ chức hội nghị. Tiếp theo tất cả các khâu cần được diễn ra lần lượt theo kịch bản đã lên sẵn từ trước.

7. Kết thúc và đánh giá nghiệm thu kết quả

Thường thì các ban tổ chức hội nghị cán bộ công chức sẽ cùng rút kinh nghiệm sau khi sự kiện đã kết thúc. Một số yếu tố được đánh giá cụ thể bao gồm số người đến tham dự so với số người trong dự kiến, phản hồi của khách hàng cũng như hiệu quả của khâu truyền thông xuyên suốt sự kiện.

tổ chức hội thảo khoa học

II Kinh nghiệm tổ chức hội nghị CHUYÊN NGHIỆP và CHU ĐÁO

Muốn đảm bảo quá trình tổ chức hội nghị, hội thảo được tiến hành một cách trơn tru và mượt mà, hãy tham khảo các kinh nghiệm đắt giá dưới đây nhé!

1. Truyền tải thông tin KHÉO LÉO và xuyên suốt

Đã qua thời kỳ tổ chức hội nghị theo kiểu “công nghiệp”, chỉ truyền tải được thông tin theo kiểu một chiều. Ngày ngay, nếu bạn muốn tất cả các khách tham dự đều ấn tượng với thông điệp chung thì bạn cần một kịch bản khôn ngoan và khéo léo hơn thế. Về cơ bản, xuyên suốt cả chương trình bạn đều không xa rời chủ đề chính nhưng lại khiến khách mời cảm thấy họ không bị nhồi nhét, áp lực.

tổ chức hội nghị trực tuyến

Ngoài cách liên tục nhắc khách hàng nghe về sản phẩm hoặc dịch vụ, hãy cho họ được nghe, trải nghiệm, chiêm ngưỡng,… Tác động từ nhiều phía của vấn đề thường sẽ có ích hơn là những cách truyền thông cũ kỹ.

2. Ưu tiên mời các chuyên gia có sức ảnh hưởng

Các chuyên gia hay còn gọi là diễn giả chính là yếu tố then chốt cho thành công của cả quá trình tổ chức hội nghị. Một diễn giả lý tưởng cần có danh tiếng nhất định trong lĩnh vực và có khả năng diễn thuyết, hoạt ngôn trước đám đông. Đừng quên kiểm tra kỹ thông tin, các thành tựu trong công tác cũng như phản hồi của báo giới hoặc công chúng trước khi liên hệ mời họ hợp tác với vai trò diễn giả nhé!

Bạn nên làm việc từ trước với nhóm chuyên gia sẽ tham gia chương trình để thông báo với họ lịch trình cụ thể.

kế hoạch tổ chức hội thảo du học

3. Lên kế hoạch chi tiết và có dự phòng

Là một người tổ chức hội nghị, hội thảo, tỷ lệ thành công của bạn sẽ đạt gần mức tuyệt đối nếu bạn luôn có biện pháp dự pháp còn người khác thì không. Ít có sự kiện nào diễn ra 100% đúng như kịch bản đưa ra từ trước. Sẽ luôn có một vài sự cố nhỏ hoặc yêu cầu bổ sung phát sinh ngay trong lúc chương trình diễn ra. Bạn cần dùng kỹ năng phán đoán nhanh nhạy của mình để chuẩn bị trước cho tất cả các vấn đề ngoài kế hoạch đó.

4. Tổ chức tại địa điểm có không gian và vị trí tốt

Không phải tất cả các hội nghị đều nên tổ chức vào giờ hành chính hay đều nên tổ chức trong thính phòng. Đôi khi việc quyết định xem sự kiện nên tổ chức ở đâu, vào lúc nào còn phụ thuộc vào sản phẩm dịch vụ sắp được đưa ra hoặc nội dung thông điệp mà bạn muốn truyền đạt.

tổ chức hội nghị công đoàn

Ví dụ bạn đang tổ chức hội nghị liên quan đến mỹ phẩm, hãy chọn địa điểm có ánh sáng tốt, không gian sang trọng và thoáng đãng. Tuy nhiên đối với hội thảo dành cho đối tượng học giả, sinh viên, bạn lại cần địa điểm có sự kết nối để khách mời và diễn giả dễ dàng giao lưu.

5. Thu thập thông tin những khách mời

Đừng quên rằng chúng ta tổ chức hội nghị là để thắt chặt mối quan hệ với các khách hàng cũng như đối tác tiềm năng. Sẽ thật thiếu sót nếu bạn bỏ qua một cơ hội hoàn hảo để thu thập thông tin của khách mời như vậy. Có khá nhiều hình thức để lấy các thông tin cần thiết nhưng vẫn khéo léo và tinh tế như đăng ký nhận gmail, điền các form khảo sát hoặc đơn giản là làm thẻ thành viên,…

tổ chức hội nghị tại hà nội

6. Đa truyền thông trên nhiều kênh phương tiện

Phải khẳng định rằng truyền thông cho quá trình tổ chức hội nghị hoặc hội thảo chưa bao giờ dễ dàng. Thậm chí đây rõ ràng là thử thách lớn dành cho bạn và các đồng nghiệp. Độ thành công và phủ sóng rộng khắp của hội nghị có đạt được như kế hoạch đề ra hay không hoàn toàn nằm ở chiến lược truyền thông này.

Chúng ta rõ ràng đang cần một chiến lược thật đúng đắn và sáng suốt. Tuyệt đối đừng để “nước đến chân mới nhảy”. Công việc của chúng ta không chỉ đơn thuần là live – stream, quay video, chụp ảnh ghi hình tại thời điểm hội nghị đang diễn ra. Một ban tổ chức thông minh sẽ khởi động các bước truyền thông của mình trước cả khi sự kiện chính thức bắt đầu.

tổ chức hội thảo cần những gì

Bạn có thể tham khảo các mẹo truyền thông “đón đầu” sự kiện như:

  • Sử dụng băng rôn tại khu vực công cộng hoặc biển quảng cáo.
  • Chiếm sóng của các phương tiện đại chúng bằng biện pháp “giật tít”, nhấn mạnh vào các lợi ích khi tham dự hội nghị.
  • Chuyển fax cho các đơn vị đối tác.
  • Khai thác tối đa nguồn tài nguyên là đội ngũ nhân viên bán hàng qua điện thoại.

III. Ý Việt – Đơn vị tổ chức sự kiện hội thảo hàng đầu tại Hà Nội

Nếu bạn đang muốn tìm một đơn vị có thể phối hợp tổ chức hội nghị, hội thảo thì Ý Việt Media luôn sẵn sàng phục vụ. Hiểu được tầm quan trọng của giá trị văn hoá mà các sự kiện đem lại, Ý Việt luôn mong muốn có thể đưa ra các giải pháp xây dựng nhiều chương trình gắn kết tinh thần văn hoá nội bộ nhân sự và khách hàng nói chung.

chương trình tổ chức hội nghị sơ kết

 

Vậy đến với Ý Việt quý khách hàng sẽ có gì?

  • Thứ nhất là sự chuyên nghiệp

Với kinh nghiệm tổ chức hơn 3000 sự kiện hội nghị, hội thảo lớn nhỏ trên khắp cả nước, Ý Việt tự hào là đơn vị tổ chức bài bản và chuyên nghiệp top đầu hiện nay.

  • Thứ hai là sự hợp lý

Bạn không cần phải lo vấn đề chi phí tổ chức hội nghị nữa vì Ý Việt sẽ luôn giúp khách hàng của mình chọn ra mức ngân sách hợp lý nhất. Đơn vị sẽ chịu trách nhiệm tư vấn cho tất cả khách hàng mức chi phí phù hợp, vừa đáp ứng được quy mô, sự ảnh hưởng lại vừa thoả mãn yếu tố tối ưu hoá chi phí.

  • Thứ ba là đẳng cấp

Để khách hàng luôn tự hào về sự kiện của mình, Ý Việt luôn không ngừng nỗ lực để thể hiện đẳng cấp trong mỗi chương trình. Tuỳ theo yêu cầu của khách hàng mà đơn vị sẵn sàng mời các ngôi sao hàng đầu showbiz.

cách tổ chức hội thảo giới thiệu sản phẩm

  • Thứ tư là sự nhiệt tình

Đội ngũ nhân viên trẻ trung, năng động của Ý Việt chắc chắn sẽ khiến tất cả các khách hàng hài lòng.

  • Thứ năm là sự tận tâm

Nhằm đảm bảo tối đa lợi ích cho khách hàng của mình, Ý Việt luôn cắt cử 1 nhân viên là đầu mối trực tiếp cho mỗi sự kiện. Các khách hàng cũng được cập nhật tiến độ công việc thường xuyên. Đặc biệt, trong nhiều năm phục vụ, Ý Việt vẫn giữ vững được uy tín đúng tiến độ sự kiện cho mọi khách hàng.

  • Cuối cùng chính là bản sắc, là sự độc đáo khó trộn lẫn

Ý Việt tự hào là đơn vị nắm bắt tốt các xu hướng truyền thông, là nơi có kịch bản tổ chức hội nghị và hội thảo độc đáo, sáng tạo mà hiệu quả. Thông qua các kịch bản độc quyền này, Ý Việt sẽ giúp quý khách hàng nâng tầm thương hiệu và sản phẩm dịch vụ của mình.

Một số kiểu tổ chức Ý Việt đã thực hiện thành công trong thời qua bao gồm:

  • Tổ chức hội nghị khách hàng
  • Tổ chức hội nghị cán bộ công chức
  • Tổ chức hội thảo khoa học
  • Tổ chức hội nghị trực tuyến
  • Kế hoạch tổ chức hội thảo du học
  • Tổ chức hội nghị công đoàn
  • Tổ chức hội nghị học tốt

Vừa rồi là các tư vấn liên quan đến kinh nghiệm tổ chức hội nghị để các bạn độc giả có thể tham khảo. Nhìn chung chúng ta cần vận dụng linh hoạt các tư vấn trên thay vì áp dụng một cách cứng nhắc. Trong trường hợp bạn cần thêm sự hỗ trợ, hãy liên hệ với Ý Việt Media theo số 1800 6548 nhé!

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

18006548