8 bước tổ chức lễ khánh thành chuyên nghiệp của Ý VIỆT MEDIA

Tổ chức lễ khánh thành diễn ra thành công, hoàn hảo là thứ mà mọi doanh nghiệp đều mong muốn đạt được. Việc để dấu ấn sâu sắc trong lòng khách mời cũng như được báo chí khen ngợi là điều không phải dễ dàng. Vậy đâu là bí mật khiến cho nhiều buổi lễ khánh thành diễn ra thành công?

I. Những yếu tố không thể thiếu trong tổ chức lễ khánh thành

Để buổi lễ khánh thành diễn ra thành công và tốt đẹp nhất thì doanh nghiệp không thể bỏ qua những yếu tố cơ bản bản sau đây:

tổ chức lễ khánh thành đình làng

  • Tìm kiếm một công ty tổ chức sự kiện

Lựa chọn đúng đơn vị tổ chức sẽ giúp cho sự kiện của doanh nghiệp trở nên trọn vẹn, đầy đủ nhất. Công ty thay vì tự mình chuẩn bị vật liệu trang trí, kế hoạch, nội dung chương trình, tính chi phí dự trù…. thì đội sự kiện sẽ làm từ A đến Z.

  • Hệ thống ánh sáng, trang trí  và bãi đỗ xe

Các thiết bị âm thanh, ánh sáng như loa, mic, đèn,,, rất quan trọng trong buổi lễ. Thông thường, nhiều doanh nghiệp coi thường vấn đề này nhưng nếu làm không tốt sẽ ảnh hưởng không nhỏ đến “bộ mặt” của công ty.

kế hoạch tổ chức lễ khánh thành

Hệ thống thiết bị này cần được bố trí cũng như sắp xếp một cách logic, khoa học ngay từ ban đầu. Việc làm này vừa đảm bảo sự an toàn cho khách mời lại hạn chế được trọng tải điện.

Ngoài ra, việc trang trí buổi lễ cũng rất quan trọng, việc này nhằm thể hiện chủ đề, hình thái mà doanh nghiệp của bạn đang hướng tới. Thông thường nhiều doanh nghiệp yếu chọn màu chủ đao là màu đỏ và vàng thể hiện sự may mắn, tài lộc và phát đạt. Các thiết kế và backdrop cũng cần chú ý để làm nổi bật thương hiệu, thông điệp truyền tải đến khách hàng.

Tương tự như hệ thống điện, bãi đỗ xe của khách khi đến lễ khánh thành cũng không được xem nhẹ.

doanh nghiệp tổ chức khánh thành

  • Nhân sự cho sự kiện

Để lễ khánh thành diễn ra long trọng và để lại nhiều ấn tượng trong mắt đối tác thì nhân sự là yếu tố vô cùng quan trọng. Tuyển chọn nhân sự có chuyên môn, hiểu biết, có trách nhiệm với công việc rất quan trọng.

Đội ngũ nhân sự là các PG, PB, nhân viên hậu cần với mục đích đón tiếp khách quan, hướng dẫn chỗ ngồi cũng như bưng bê khay cắt dây.

  • Chú ý đến địa điểm cắt băng

Nghi lễ khánh thành doanh nghiệp thì thường có hoạt động cắt băng nên bạn cũng cần lựa chọn một vị trí hợp lý, ổn định, thoáng mát. Thông thường, chủ doanh nghiệp hay chọn vị trí ở trung tâm của không gian sự kiện, nhằm thu hút được sự quan tâm của tất cả mọi người tham dự.

quy trình tổ chức khánh thành nhà thờ họ

  • Có phương án dự phòng

Mọi công tác cho lễ khánh thành muốn diễn ra tốt và chu đáo thì cần phải lên những phương án dự phòng để có thể ứng phó kịp thời.

II. Tại sao phải tiến hành tổ chức lễ khánh thành

Lễ khánh thành diễn suôn sẻ sẽ tạo ý nghĩa với sự phát triển của doanh nghiệp về sau. Nó là sự kiện đánh dấu cột mốc khởi đầu với nhiều niềm tự hào, may mắn, thuận lợi cho công ty, công trình trong tương lai.

Dù công trình, quy mô của bạn lớn hay nhỏ thì buổi lễ khánh thành này vẫn cần phải được tổ chức một cách bài bản, có chủ đề và kế hoạch rõ ràng. Xét về mặt phong thủy, buổi lễ này sẽ giúp cho doanh nghiệp “vạn sự khởi đầu nan”, phát triển thuận lợi, thuận buồm xuôi gió…

kế hoạch tổ chức lễ khánh thành đình làng

III. Ý Việt lên quy trình tổ chức lễ khánh thành như thế nào?

Như đã nói, buổi lễ khánh thành rất có tác động to lớn đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp để tiết kiệm chi phí nên tự đứng ra tổ chức khiến buổi lễ không được trang trọng và trọn vẹn. 

Lựa chọn một đơn vị tổ chức sự kiện là cách làm thông minh, thể hiện được cái “tầm” và vị thế của doanh nghiệp bạn.  Ý Việt Media – Đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp trên toàn quốc với quy trình 8 bước chắc chắn sẽ không làm bạn thất vọng khi lựa chọn.

Bước 1: Khảo sát thông tin cơ bản của buổi lễ

Bất cứ buổi lễ hay sự kiện nào đều cần phải chỉn chu trong từng hạng mục nên việc nắm bắt cơ bản các thông tin về sự kiện rất quan trọng. Đội ngũ quản lý của Ý Việt sẽ đến trao đổi trực tiếp với khách hàng để nắm cơ bản những yêu cầu khách hàng mong muốn

tổ chức khánh thành

Bước 2: Tìm kiếm và lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi trao đổi với khách hàng, bước tiếp theo Ý Việt sẽ triển khai là lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện. Thông thường địa điểm của buổi lễ khánh sẽ chọn tại cơ sở doanh nghiệp hoặc là công trình nhưng cần có không gian lớn và đủ sức chứa.

Bước 3: Lên các ý tưởng và chủ đề phù hợp

Các chủ đề mà đơn vị Ý Việt đưa ra rất đa dạng, phù hợp với hầu hết nhu cầu thị yếu nên doanh nghiệp có thể tự do lựa chọn. Do lễ khai trương là một sự kiện quan trọng đối với doanh nghiệp trong làm ăn kinh doanh, cơ hội để doanh nghiệp giới thiệu bản thân nên các chủ đề lựa chọn chủ yếu là mời người nổi tiếng đến tham dự, sử dụng minigame sôi động, tổ chức khai trương với roadshow…

cách tổ chức lễ khành thành

Bước 4: Thống nhất chi phí của toàn bộ sự kiện

Dự trù chi phí cho từng hạng mục rất quan trọng để báo giá cho khách hàng. Thông thường những hạng mục cần chi phí chủ yếu là nhân sự, thiết bị âm thanh, MC, hạng mục trang trí, chi phí ăn uống…

Bước 5: Chuẩn bị giấy tờ, hợp đồng liên quan

Sau khi dự trù kinh phí cũng như thống nhất nội dung với khách hàng, bên Ý  Việt sẽ tiến hành làm hợp đồng một cách rõ ràng để đảm bảo quyền lợi cho hai bên.

tổ chức khánh thành nhà thờ họ

Bước 6: Xây dựng chi tiết kịch bản của chương trình

Dựa vào thông điệp cần truyền thông cũng như tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị doanh nghiệp muốn mang lại mà Ý Việt Media sẽ tạo nên những câu chuyện xuyên suốt buổi lễ.

Bước 7: Tiến hành tổ chức sự kiện

Bước này, đơn vị sẽ tiến hành nhanh chóng thi công, trang trí lễ khánh thành theo yêu cầu của khách hàng. Thông thường sẽ trang trí khu vực sân khấu, cổng vào, nhà lễ, khu cắt băng khánh thành và khu ăn tiệc.

Nhân viên Ý Việt là những người có kinh nghiệm nên bạn có thể hoàn toàn yên tâm

tổ chức lễ khánh thành doanh nghiệp

Bước 8: Đánh giá, nghiệm thu chất lượng và thanh toán

Sau khi buổi lễ kết thúc thành công tốt đẹp, đơn vị sẽ gặp khách hàng để xem sự hài lòng của họ và tiến hành thanh toán nộp hợp đồng.

IV. Chi tiết kịch bản khi tổ chức lễ khánh thành

Với thế mạnh trong việc tổ chức, đội ngũ nhân sự giỏi, Yviet sẽ mang đến cho bạn một buổi lễ thành công ngoài mong đợi. Còn gì tuyệt vời hơn khi bạn hợp tác với một đội ngũ tổ chức tiệc chuyên nghiệp với những kịch bản tổ chức lễ khánh thành “đỉnh của chóp”.

1. Đón tiếp khách mời, người tham dự buổi lễ

tổ chức sự kiện khánh thành

Đây là bước rất quan trọng để khách hàng cảm thấy mình được doanh nghiệp tôn trọng. Đội ngũ lễ tân này sẽ ăn mặc gọn gàng đứng trước cổng chào. Ngoài ra, nhân viên đứng ở các khu vực check in hỗ trợ khách hàng ngồi ổn định chỗ ngồi.

Đội ngũ nhân viên này được Y Việt tuyển chọn rất kỹ lưỡng và đào tạo bàn bản, có phong độ và thần thái khi đón tiếp khách mời. Đây chính là yếu tố tạo ấn tượng cho khách hàng , là bộ mặt của doanh nghiệp.

2. Mở màn bằng tiết mục nghệ thuật

Sau màn đón tiếp khách mời, tiết mục văn nghệ mở màn chào đón cần phải tràn đầy năng lượng, sôi động và khuấy động không khi. Những tiết mục này có thể mời các ca sĩ nổi tiếng hoặc các nhóm nhạc nổi tiếng để thu hút khách mời. Thông thường, những tiết mục tẻ nhạt, nhẹ nhàng sẽ không được cho vào.

tổ chức lễ khánh thành tại Hà Nội

3. Tiến hành giới thiệu các bên liên quan

Bước này sẽ do MC tiến hành giới thiệu các vị đại biểu, khách mời có mặt tại buổi lễ. Thủ tục này cần rất chính xác để đảm bảo buổi lễ được diễn ra thành công. MC Y Việt sẽ mặc trang phục lịch lãm, giới thiệu chính xác tên các đại biểu.

4. Thực hiện cắt băng khánh thành

Đây chính là nghi lễ quan trọng và không được xảy ra sai sót của buổi lễ khánh thành. Đại diện của doanh nghiệp sẽ lên phát biểu sự hưng thịnh và định hướng phát triển trong tương lai.

khách mời trong lễ khánh thành

Đội ngũ lễ tân sẽ nhanh chóng mang băng khánh thành lên khánh đài sau khi màn phát biểu kết thúc. MC sẽ mời chính xác các vị đại biểu lên cắt băng. Đây là giây phút lịch “khai sinh” doanh nghiệp nên sẽ được ghi lại một cách chân thực nhất.

5. Tổ chức nghi lễ múa lân, sư và rồng

Sau nghi lễ cắt băng vũ điệu sư tử, múa lân sẽ được ra ngay lập tức để tiếp nối chương trình. Phần kịch bản này không được bỏ qua vì nó như một lời cầu nguyện cho doanh nghiệp, công trình phát triển và hoạt động suôn sẻ, thịnh vượng.

lễ khánh thành nhà máy

6. Tham quan khuôn viên địa điểm khánh thành

Phần này có thể được đưa vào kịch bản nếu như bạn đồng ý. Doanh nghiệp sẽ dẫn khách mời đi tham quan công ty, dự án, nhà máy. Và giới thiệu sâu sắc hơn nhất quy mô doanh nghiệp để khách mời có những cái nhìn chân thực nhất.

7. Chiêu đãi bằng một bữa tiệc nhỏ

Sau buổi lễ khánh thành kéo dài vài giờ, để bày tỏ lòng biết ơn vì khách mời để bớt thời gian quý báu đến tham dự, một buổi tiệc chính là lựa chọn thông minh nhất. Tùy thuộc vào kinh tế của doanh nghiệp, bữa tiệc này có thể buffet ngọt hoặc buffet mặn.

lễ khánh thành lên kế hoạch

8. Tặng quà lưu niệm và tiễn khách long trọng

Sau khi khách mời ra về, lúc này đội ngũ lễ tân sẽ đứng ở ngoài cổng trong tư thế sẵn sào chào khách mời và trao những món quà nhỏ mà doanh nghiệp đã chuẩn bị trước đó. Món quà này có thể là chính sản phẩm mà doanh nghiệp kinh doanh hoặc là những món quà lưu niệm có logo doanh nghiệp.

V. Ý Việt- đơn vị tổ chức lễ khánh thành CHUYÊN NGHiỆP, CHU ĐÁO

Sau 8 bước trong quy trình tổ chức lễ khánh thành cũng như kịch bản buổi lễ, chúng ta có thể thấy rằng, Ý Việt sẽ “chắp cánh” cùng doanh nghiệp bạn đưa hình ảnh/ thương hiệu tiếp cận đến khách hàng.

Lễ cắt băng khánh thành

Với hơn 6 năm kinh nghiệm, thành công hơn 3000 sự kiện lớn nhỏ trên toàn quốc, Ý  Việt là đơn vị tổ chức sự kiện thấu hiểu khách hàng muốn gì. Không những thế, YVIET MEDIA  còn rất nhiệt tình trong việc tư vấn và cung cấp dịch vụ truyền thông miễn phí trong và sau sự kiện. Ngoài ra, Ý Việt còn có team quay phim, chụp sự kiện, phóng sự rất chuyên nghiệp sẽ giúp PR thương hiệu bạn trên các báo điện tử.

Ngoài ra, để hỗ trợ tốt nhất cho các doanh nghiệp tổ chức khánh thành trong năm 2021,  Ý Việt còn mang đến nhiều chương trình ưu đãi  như giảm giá, tặng gói tư vấn và chạy quảng cáo Facebook, các voucher du lịch giảm giá…

Tổ chức lễ khánh thành trong một ngày

Như vậy, chúng ta phần nào biết được rằng tổ chức lễ khánh thành rất quan trọng trong sự phát triển của doanh nghiệp. Nó đánh dấu khởi đầu mới của doanh nghiệp luôn suôn sẻ, may mắn và thịnh vượng trong tương lai.  Công ty sự kiện Ý Việt Media dù không phải là lựa chọn duy nhất nhưng chắc chắn là đơn vị tốt nhất mà khách hàng có thể “chọn mặt gửi vàng”.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

18006548