Tổ chức roadshow – Quy trình tổ chức sự kiện ROADSHOW

Một trong những cách tiếp cận khách hàng và các doanh nghiệp hot nhất hiện nay? Chắc chắn là tổ chức roadshow. Thế nhưng làm thế nào để có một roadshow bài bản, vừa làm hài lòng các sếp mà vừa đem đến hiệu quả ưu việt cho việc kinh doanh? Tất cả những gì bạn cần chuẩn bị là đọc ngay bài viết dưới đây nhé!

I. Tổ chức Roadshow là gì?

Có khá nhiều roadshow được tổ chức nhưng lại không đem về hiệu quả như mong muốn của bên tổ chức. Lý do của tình trạng này chính là chúng ta còn chưa nắm rõ thế nào là một roadshow chuyên nghiệp thì đã tiến hành tổ chức sự kiện cũng như tiếp cận công chúng.

tổ chức roadshow
Nguồn: Internet

Để làm rõ thế nào là tổ chức roadshow, chúng ta hãy cùng thống nhất một khái niệm cụ thể cho mô hình quảng cáo này. Roadshow dịch đơn giản có thể hiểu là một chuỗi các hoạt động quảng cáo di động ngoài trời như trên đường hoặc ngoài phố. Nhìn chung loại hình quảng cáo này sẽ giúp khách hàng, người tiêu dùng và đối tác nhận diện thương hiệu nhanh chóng hơn, từ đó tăng kích cầu cho công ty, thị trường.

Chúng ta cũng cần phân biệt rạch ròi giữa roadshow và biểu diễn nghệ thuật đường phố. Mô hình roadshow hoàn toàn không cung cấp cho khán giả và khách hàng các tiết mục văn nghệ theo kiểu biểu diễn nghệ thuật. Trong khuôn khổ một roadshow, người ta sẽ chỉ tiến hành các hoạt động mang tính công cộng đã được lên kế hoạch từ trước.

Tổ chức chạy roadshow tại Hà Nội
Nguồn: Internet

Một số đặc điểm nhận diện việc tổ chức roadshow thường bao gồm:

  • Có số lượng nhân viên hoặc người tham gia hoạt động lớn, mọi người đều mặc đồng phục công ty hoặc trang phục đại diện cho nhãn hiệu hoặc linh vật của nhãn hàng,…
  • Có một số phương tiện giao thông đường bộ cùng tham gia để quảng bá cho sản phẩm dịch vụ như xe đạp, xe máy, ô tô con, xe tải,… Nhờ sự hỗ trợ của các phương tiện này mà roadshow đảm bảo được tính lưu động của mình, có thể di chuyển nhiều lịch trình khác nhau trong thời gian dài.
  • Trong roadshow có các chuỗi hoạt động hoạt náo nhằm tăng độ nhận diện thương hiệu.
  • Trong một show có thể kết hợp thêm mô hình phát tờ rơi hoặc dùng thử sản phẩm miễn phí để tạo dựng lòng tin với người tiêu dùng.

Tuy nhiên, nếu bạn đang có mong muốn tạo ra đột biến trong marketing cho công ty hoặc đẩy mạnh doanh thu bán hàng trong thị trường, hãy nghiên cứu 2 vấn đề quan trọng như sau:

1. Mục đích tổ chức chạy roadshow

Mục đích của tất cả các mô hình tổ chức roadshow đều hướng đến xây dựng độ phủ thương hiệu cho nhãn hàng hoặc sản phẩm. Nhìn chung thương hiệu sẽ đến gần hơn với công chúng để thu về lợi ích trong tương lai.

Tổ chức chạy roadshow cho doanh nghiệp
Nguồn: Internet

Thông qua việc tiếp cận khách hàng và đối tác trực tiếp tại không gian công cộng, roadshow sẽ tự lọc ra và thu hút nhóm khách hàng tiềm năng mới. Sau cùng, tổ chức roadshow sẽ thu về lợi nhuận và đẩy mạnh tiến độ bán hàng.

2. Tính hiệu quả của việc tổ chức roadshow

Phải khẳng định rằng roadshow đang là hình thức quảng bá hình ảnh được nhiều doanh nghiệp cũng như tập đoàn lớn nhỏ ưu ái lựa chọn. Lý do là vì mô hình này thực sự đem về nhiều lợi ích thiết thực và có khả năng cải thiện doanh thu.

Xét về tình hiệu quả của mô hình này, chúng ta có thể đánh giá qua các khía cạnh như sau:

  • Khả năng thu hút và tạo ấn tượng với khách hàng cao.
  • Truyền tải nội dung một cách dễ dàng vì hình thức này lưu động trong khoảng thời gian tương đối dài.
kế hoạch tổ chức chạy roadshow
Nguồn: Internet
  • Có thể áp dụng mô hình tổ chức roadshow cho đa dạng các loại sản phẩm khác nhau. Ví dụ như nhóm sản phẩm có vòng đời ngắn nên quảng cáo bằng hình thức này vì lợi thế tạo ấn tượng mạnh với khách hàng. Trong khi đó các loại sản phẩm đã ra mắt từ lâu sử dụng cách quảng bá này cũng có lợi khi chúng thu hút về các khách hàng trung thành.
  • Khả năng tiếp xúc với khách hàng ở mức rất cao.
  • Có thể tổ chức vào bất cứ thời điểm nào trong năm miễn là đơn vị thấy thích hợp.
  • Tối ưu hoá chi phí dành cho mảng marketing.

II. Các hình thức tổ chức roadshow phổ biến

Có khá nhiều hình thức triển khai roadshow hiện nay. Tuy nhiên có hai loại hình sau đây được đánh giá là dễ tổ chức, chi phí thấp mà độ hiệu quả cao:

Hình thức tổ chức chạy roadshow
Nguồn: Internet

1. Roadshow xe đạp

Đây được đánh giá là cách roadshow tiết kiệm, dễ triển khai nhất hiện nay. Mô hình này có thể tổ chức tại nông thôn hay thành thị đều được. Để bắt đầu thực hiện roadshow xe đạp, bên tổ chức chỉ cần tiến hành trang hoàng những chiếc xe tham gia bằng các băng rôn, hình ảnh được in sẵn sao cho bắt mắt.

Ưu điểm của mô hình roadshow xe đạp có thể kể đến như:

  • Tối ưu hoá tất cả các khoản chi phí cần chi cho một roadshow cỡ vừa hoặc nhỏ.
  • Xe đạp di chuyển với tốc độ khá chậm nên khách hàng có thời gian để nhận diện được sự kiện, thương hiệu và sản phẩm.
  • Thích hợp sử dụng cho các nhóm sản phẩm liên quan đến thiên nhiên hoặc thể hiện tinh thần bảo vệ môi trường cho công ty.
Tổ chức roadshow xe đạp
Nguồn: Internet

Tuy nhiên, roadshow xe đạp vẫn có một số nhược điểm nhất định như:

  • Không thích hợp tổ chức trong khung giờ cao điểm hoặc trên các đoạn đường cao tốc, đoạn đường thưa dân cư.
  • Vì xe đạp di chuyển tốc độ chậm nên có thể ảnh hưởng đến lưu thông xe cộ trên đường bộ suốt lịch trình di chuyển.
  • Bên tổ chức cần chuẩn bị các điểm tiếp sức, thay người hoặc có lộ trình nghỉ ngơi riêng để đảm bảo tính hiệu quả cho sự kiện.

2. Roadshow xe máy

Tổ chức roadshow phổ biến nhất hiện nay chắc chắn là roadshow xe máy. Lý do đưa ra là vì xe máy dễ điều khiển, đáp ứng được cung đường dài, dễ kiểm soát tốc độ di chuyển mà không tốn quá nhiều chi phí như ô tô. Trên thực tế, roadshow xe máy có tốn kém hơn xe đạp, thế nhưng phương tiện xe máy lại thể hiện đẳng cấp, sự hiện đại hơn hẳn.

Tổ chức roadshow xe máy
Nguồn: Internet

Tuỷ vào chủ đích của ban tổ chức mà dòng xe máy được lựa chọn có thể khác nhau trong mỗi sự kiện. Cũng khá khó để đảm bảo rằng cả đoàn xe đều dùng một loại xe có mẫu mã và màu sắc y như nhau. Tuy nhiên chúng ta có thể khắc phục điều này bằng biện pháp trang trí để mặt hình ảnh roadshow được đồng đều. Ngoài ra, chúng ta nên ưu tiên phân khúc xe ga khi tổ chức roadshow vì dòng xe này dễ điều khiển, ít tiếng ồn và khói bụi, đặc biệt cho hiệu quả thẩm mỹ cao hơn hẳn so với dòng xe số.

Ưu điểm của một roadshow xe máy bao gồm:

  • Đảm bảo quảng bá thương hiệu được trên hành trình dài, phạm vi hoạt động rộng tương đương ô tô.
  • Các nhân viên tham gia không cần trạm dừng chân hoặc nghỉ tiếp sức như xe đạp.
  • Có thể treo được các banner lớn.
  • Mức chi phí tổ chức sự kiện chỉ ở tầm trung.

Nhược điểm khi lực chọn roadshow xe máy bao gồm:

  • Chưa thể hiện được thông điệp bảo vệ môi trường.
  • Tốn chi phí thuê và đổ xăng cho các xe.
  • Đôi khi vì đoàn di chuyển với tốc độ nhanh nên khách hàng có thể khó quan sát cụ thể được.

III. Kế hoạch tổ chức roadshow hiệu quả, thuận lợi

Không phải cứ nắm qua hình thức tổ chức là mọi roadshow đều thành công. Muốn roadshow đem lại hiệu quả về mặt kinh doanh, chúng ta cần sự hợp tác từ các bộ phận tổ chức. Tất cả các khâu đều cần đảm bảo thực hiện chuyên nghiệp và linh hoạt. Có 2 điều bạn cần lưu ý hơn cả bao gồm:

Tổ chức chạy roadshow tại thành phố Hồ Chí Minh
Nguồn: Internet

1. Lên kịch bản cần thiết để làm roadshow

Để lên kịch bản làm roadshow, bạn và công ty cần ngồi lại lên mục tiêu cụ thể cho sự kiện này. Các mục tiêu cần bám sát địa điểm tập trung, nhóm khách hàng tiềm năng hoặc khoanh vùng dự án. Bên cạnh việc chọn thời gian thì tầm nhìn và chiến lược của bạn sẽ được thể hiện rõ ràng qua tuyến đường sự kiện lựa chọn thực hiện.

Về cơ bản, một kế hoạch tổ chức roadshow chu tất bao gồm:

  • Thời gian, địa điểm tổ chức sự kiện.
  • Có kế hoạch tuyển dụng nhân sự tham gia cụ thể, có thể linh hoạt thuê PG hoặc PB cho hiệu quả.
  • Xây dựng nội dung quảng bá chi tiết, sáng tạo và chuẩn bị sẵn các phương tiện, đồng phục, ấn phẩm tuyên truyền,…
  • Bố trí điều phối viên sự kiện dọc theo hành trình di chuyển.
  • Có kế hoạch hỗ trợ kịp thời khi roadshow phát sinh tình huống ngoài kế hoạch.
kịch bản tổ chức roadshow
Nguồn: Internet

2. Làm đơn xin cấp tổ chức chạy roadshow

Vì roadshow là hoạt động quảng bá ngoài trời, có kết hợp tham gia giao thông nên việc đơn vị tổ chức sở hữu giấy phép của Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch là điều kiện bắt buộc.

Để có đơn xin cấp tổ chức chạy roadshow, chúng ta cần chuẩn bị 1 bộ hồ sơ gồm:

  • Đơn xin phép thực hiện quảng cáo.
  • Bản sao các loại giấy tờ liên quan đến kinh doanh và chứng minh sản phẩm phù hợp để quảng bá nơi công cộng.
  • Mẫu quảng cáo mà đơn vị sẽ sử dụng.
  • Nếu quảng bá hàng hoá là nông phẩm hoặc dược phẩm cần có giấy phép riêng.
  • Đối với việc quảng bá bằng biển hoặc banner, chúng ta cần xin thêm giấy phép từ Sở Xây dựng.
Đơn xin tổ chức roadshow
Nguồn: Internet

Đơn vị tổ chức sẽ cần đợi khoảng 5 ngày để Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch cấp giấy phép tính từ ngày tiếp nhận hồ sơ hợp lệ.

IV. Đơn vị công ty tổ chức chạy roadshow uy tín nhất tại Hà Nội & tp HCM

Hiện nay Y Viet Media tự hào là đơn vị chuyên hỗ trợ tổ chức roadshow chuyên nghiệp và uy tín trên toàn bộ khu vực miền Bắc. Chúng tôi hoạt động dưa trên 6 năm kinh nghiệm tổ chức roadshow thành công, tạo dựng thương hiệu cho các khách hàng. Đến với chúng tôi, các bạn sẽ được:

  • Tư vấn cụ thể về kịch bản cũng như các chuỗi hoạt động sao cho thích hợp nhất với tính chất của đơn vị hoặc sản phẩm, dịch vụ, slogan chung.
  • Tổ chức roadshow với mức chi phí được tối ưu nhất có thể nhưng vẫn đảm bảo theo yêu cầu của khách hàng.
Tổ chức chạy roadshow chuyên nghiệp
Nguồn: Internet
  • Trang thiết bị phối hợp dùng trong sự kiện hiện đại, ấn tượng.
  • Kịch bản roadshow độc quyền, hoàn toàn mới và chỉ có tại Y Viet Media.
  • Có cho thuê phương tiện tham gia roadshow cùng PG, PB chuyên nghệp.
  • Có hỗ trợ MC hoạt náo trong roadshow hoặc nhân viên hỗ trợ, điều phối viên roadshow.
  • Có dịch vụ thiết kế sản phẩm truyền thông sử dụng trong khuôn khổ roadshow.

Quý khách hàng chỉ cần liên hệ với Y Viet Media và phần còn lại chúng tôi sẽ giúp bạn hoàn thành. Ngay sau khi liên hệ tới hotline 039 280 6789, các nhân viên trực tổng đài 24/7 của Y Viet sẽ đưa ra các tư vấn nhanh để thực hiện roadshow theo ý tưởng nền tảng của khách hàng. Bạn sẽ được nhận báo giá chỉ sau 2 giờ liên hệ và đặc biệt là chiết khẩu 5 – 10% cho các sự kiện tiếp theo.

Y Viet tự hào là đơn vị tổ chức roadshow nhận được nhiều phản hồi tích cực hàng đầu hiện nay. Trong gần 10 năm hoạt động, chúng tôi đã có hơn 1000 đối tác, tiêu biểu là VinPro, Techcombank, FPT, Viettel, Sunhouse, VP bank, Oppo,… Để trở thành đối tác tiếp theo của Y Viet, quý khách hàng chỉ cần liên hệ số 039 280 6789 hoặc đến trực tiếp các văn phòng đại diện.

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

18006548