Quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc hứa hẹn thành công rực rỡ

Sự kiện âm nhạc vốn là một lễ hội được tổ chức rất quy mô, góp phần mang về nguồn thu lợi nhuận lớn cho các doanh nghiệp. Chính vì vậy, câu hỏi làm thế nào để tổ chức sự kiện âm nhạc thành công luôn là một vấn đề lớn mà các doanh nghiệp quan tâm đến. Hãy cùng Ý Việt Media giải đáp thắc mắc này trong bài viết dưới đây.

I. Cách lên kế hoạch sơ lược cho buổi tổ chức sự kiện âm nhạc

1. Dòng nhạc truyền tải

Bước đầu tiên trong kế hoạch tổ chức sự kiện âm nhạc đó là xác định dòng nhạc muốn truyền tải đến với khán giả.

Các loại hình nghệ thuật ở đây có thể là cải lương, bolero, nhạc Indie, nhạc trẻ,… Tùy thuộc vào mục đích của sự kiện và đối tượng người nghe để đưa ra những lựa chọn phù hợp.

tổ chức sự kiện âm nhạc hoàng tráng

2. Mục đích của sự kiện

Trong bước này, doanh nghiệp cần xác định mục tiêu mà sự kiện hướng tới. Ví dụ như chương trình bạn tổ chức có bán vé hay không? Có cần quảng cáo hay không?

Điều này sẽ giúp hình thành những ý tưởng cụ thể để khi bước vào giai đoạn bắt đầu sự kiện ít gặp phải sai sót không đáng có.

3. Nhóm khán giả hướng tới

Mỗi khán giả đều có một thường thức âm nhạc của riêng mình. Chính vì vậy mà loại hình chương trình sẽ quyết định đến đối tượng khán giả tham dự.

Giả sử như việc tổ chức liveshow nhạc trẻ sẽ tập trung vào hấu hết những đối tượng nằm trong lứa tuổi từ 18 – 30, còn đối với những show cải lương, Bolero, trữ tình,… thường sẽ có những khán giả nằm trong độ tuổi lớn hơn.

kế hoạch tổ chức sự kiện âm nhạc

4. Thời gian và địa điểm tiến hành

Các doanh nghiệp cũng vẫn cần dựa vào nhóm đối tượng và mục đích mà sự kiện âm nhạc hướng tới để lên thời gian và địa điểm tiến hành cho phù hợp.

Với những show âm nhạc quy mô nhỏ, nên lựa chọn một không gian có diện tích vừa đủ. Còn đối với những sự kiện âm nhạc lớn hơn như lễ hội EDM, Rock n’ Roll,… cần được tổ chức ở sân khấu ngoài trời mới có thể đem lại sự bùng cháy, nhiệt liệt cho lễ hội.

5. Kịch bản chi tiết của sự kiện

Đây là giai đoạn cụ thể hóa các ý tưởng có sẵn để lên kế hoạch cho công đoạn tiếp theo. Các bước trong giai đoạn này bao gồm tạo bộ nhận diện thương hiệu, thiết kế hình ảnh cho chương trình, design áp phích, tờ rơi để PR cho sự kiện.

Quy trình lên kịch bản cần được tiến hành sát sao, đồng thời đưa ra phán đoán cả về những rủi ro có thể xảy ra để có thể kịp thời ứng phó.

công ty tổ chức sự kiện âm nhạc

6. Tổng kinh phí tổ chức (bao gồm cả dự trù)

Tùy thuộc vào quy mô của từng sự kiện âm nhạc mà bạn cần tính toán, dự trù kinh phí sao cho hợp lý.

Doanh nghiệp cần tạo một khoản ngân sách cho sự kiện đó, xác định các khoản doanh thu và chi phí tiềm năng, đồng thời tiến hành rà soát để khiến cho chi phí trở nên thực tế hơn.

II. Các bước tiến hành tổ chức sự kiện âm nhạc ấn tượng, sôi nổi

1. Xin cấp phép tổ chức và hoạt động sự kiện

Một điều tất yếu khi tổ chức sự kiện âm nhạc đó là xin cấp phép tổ chức và hoạt động sự kiện. Pháp luật hiện nay đã ban hành những quy định cụ thể trong lĩnh vực này.

cách tổ chức sự kiện âm nhạc

Thủ tục xin cấp phép cũng bao gồm rất nhiều tài liệu, hồ sơ khác nhau, các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu kỹ và thực hiện đúng theo quy định này để tránh vi phạm pháp luật.

2. Tiến hành truyền thông trước khi diễn ra

Trước khi sự kiện âm nhạc diễn ra cần có một quá trình truyền thông cụ thể. Công đoạn này đòi hỏi cả bên công ty cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện âm nhạc lẫn khách hàng phải cùng nhau họp bàn để triển khai kế hoạch quảng cáo, Marketing.

Khách hàng lẫn bên công ty đều có thể thực hiện công đoạn này nên cần thống nhất với nhau từ trước đó.

3. Bán vé hoặc phát vé mời

Chiến lược bán vé hoặc phát vé mời đóng một vai trò không nhỏ trong việc tạo nên sự thành công của chương trình, sự kiện.

Để chuẩn bị tốt cho chiến thuật này bạn cần bố trí các yếu tố như quầy vé, nhân viên bán vé, hệ thống vé online chuẩn chỉnh nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách tối ưu nhất.

quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc

 

4. Tiến hành tổ chức theo kế hoạch

Khi sự kiện âm nhạc bắt đầu diễn ra, các bộ phận, trưởng bộ phận lẫn nhân viên trong đoàn cần phải làm việc, kết hợp với nhau cực kỳ nhịp nhàng để có thể xử lý triệt để những sai sót không đáng có.

Quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc nào vẫn sẽ có những sơ xuất xảy ra cho dù chúng ta theo đúng kế hoạch đi chăng nữa, vậy nên cần phải dự đoán được những sai lầm này để đưa ra cách giải quyết phù hợp.

5. Nghiệm thu và đánh giá sự kiện

Sau mỗi quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc, việc đánh giá sự kiện là một khâu quan trọng giúp nhìn nhận lại những sai sót để có thể rút kinh nghiệm cho các sự kiện tiếp theo.

Đồng thời, team tổ chức cũng cần thực hiện quá trình nghiệm thu để có được thống kê cơ bản về các loại chi phí cụ thể trong quá trình tổ chức.

các công ty tổ chức sự kiện âm nhạc chuyên nghiệp

III. Ý Việt nơi tiếp lửa cho sự kiện âm nhạc lớn và quy mô

Sau toàn bộ những phân tích ở trên, chúng ta có thể thấy rằng quy trình tổ chức sự kiện âm nhạc là một quy trình vô cùng phức tạp, đòi hỏi nhiều chất xám và công sức.

Nếu không có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực này sẽ rất khó có thể tổ chức được một sự kiện thành công. Chính vì vậy việc cân nhắc lựa chọn một đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức chất lượng là một điều vô cùng cần thiết.

Bạn đang tìm kiếm đơn vị cung cấp dịch vụ tổ chức sự kiện âm nhạc uy tín?  Ý Việt Media chính là giải pháp hàng đầu dành cho bạn. Sở hữu kinh nghiệm hơn 6 năm trong lĩnh vực này, công ty đã tổ chức thành công hàng loạt các sự kiện lớn nhỏ khác nhau, thu về nhiều thành tựu lớn và sự tín nhiệm tuyệt đối từ phía khách hàng.

Bên cạnh dịch vụ tổ chức sự kiện, Ý Việt Media còn hỗ trợ lên ý tưởng truyền thông cho các sự kiện khác nhau. Khi làm việc với Ý Việt Media, bạn sẽ được tận hưởng sự hài lòng bậc nhất bởi sự phục vụ tận tình, chu đáo và chuyên nghiệp mà công ty đem lại.

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

18006548