Bật mí chiến lược truyền thông sự kiện lôi cuốn khách hàng

Để mỗi chương trình tổ chức ra đều nhận được những phản hồi tích cực từ khách hàng, truyền thông sự kiện là một trong những công đoạn đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Để tìm hiểu kỹ hơn về quy trình này, Ý Việt Media sẽ cung cấp một số thông tin cụ thể cho bạn đọc trong bài viết dưới đây.

I. Vai trò của việc truyền thông sự kiện

Công đoạn truyền thông sự kiện chiếm tới 70% sự thành công của một sự kiện. Quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp quảng bá thương hiệu, hình ảnh công ty một cách hiệu quả nhất thông qua các phương tiện điện tử, truyền thông, vốn là những yếu tố dễ gây ảnh hưởng đến tâm lý của con người.

Hơn thế nữa, việc truyền thông sự kiện cũng sẽ góp phần tạo nên mối quan hệ khăng khít giữa khách hàng và doanh nghiệp, mang đến sự thuận lợi trong quá trình kinh doanh.

truyền thông sự kiện

Việc truyền thông có tác dụng tìm kiếm các lứa khách hàng cho sự kiện, khách hàng lại là yếu tố giúp doanh nghiệp thu về nguồn lợi nhuận lớn từ chính sự kiện mà mình tổ chức.

II. Tìm hiểu một số phương thức truyền thông sự kiện phổ biến

Có rất nhiều phương thức truyền thông sự kiện trên thị trường hiện nay. Tuy nhiên phổ biến nhất vẫn là các phương tiện cụ thể như sau:

1. Banner, poster, tờ rơi, bài viết

Chắc hẳn mọi người đã cảm thấy quá quen thuộc với hình ảnh của các banner, tờ rơi, bài viết trong các chương trình, event,… Hình ảnh thông tin trên các loại ấn phẩm này là một cách thể hiện xúc tích nhất mục đích của sự kiện.

Tùy từng tính chất và mục tiêu của events mà các ấn phẩm này sẽ được truyền bá ở các địa điểm khác nhau.

kế hoạch truyền thông cho sự kiện

2. Báo chí, truyền hình, radio

Mọi người thường có thói quen đọc báo, xem TV, nghe đài,… để cập nhật tin tức vậy nên các phương tiện này mang lại hiệu quả truyền thông sự kiện rất tốt.

Tuy nhiên cần chú ý tìm hiểu đối tượng, độc giả cũng như tính chất sự kiện mà bạn muốn truyền thông để lựa chọn phương thức phù hợp.

3. Mạng xã hội, diễn đàn, website

Những người tham dự sự kiện sẽ có thời gian truy cập Internet, vào các diễn đàn, website để tìm kiếm thông tin. Vậy nên nhà truyền thông thường đặc biệt chú ý đến việc quảng cáo, PR trên các diễn đàn này.

4. Quảng cáo trực tiếp, điện thoại, email, tin nhắn

Việc lướt mạng check email, điện thoại, tin nhắn vốn là công việc hàng ngày của con người. Chính vì vậy mà các nhà truyền thông đã tận dụng phương tiện này để quảng bá thương hiệu một cách hiệu quả.

bài viết truyền thông sự kiện

III. Kế hoạch, timeline truyền thông cho sự kiện

1. Giai đoạn trước khi tổ chức sự kiện

Giai đoạn này sẽ giúp các nhà truyền thông định hướng được các bước cơ bản trong kế hoạch, phân tích những rủi ro có thể xảy ra cũng như dự trù kinh phí cho toàn bộ sự kiện.

Trong giai đoạn này cần chú ý nghiên cứu kỹ các thông tin chi tiết về sự kiện, lên kế hoạch và chỉnh sửa nếu có sơ xuất trong kế hoạch.

2. Trong khi sự kiện diễn ra

Dựa vào bản kế hoạch đã có sẵn trước đó, các ban nhân sự sẽ tiến hành theo đúng quy trình này để tránh xảy ra những việc ngoài tầm kiểm soát. Sau đó, sự kiện sẽ được dàn dựng, chạy thử vài lần để tránh mắc phải những sai lầm không đáng có.

timeline truyền thông sự kiện

 

Trong suốt quá trình sự kiện diễn ra, các trưởng bộ phận cần theo sát hoạt động của các tiểu ban, theo dõi timeline chương trình để đạt được thành công cao nhất.

3. Thời gian sau kết thúc sự kiện

Giai đoạn này không có quá nhiều công việc tuy nhiên đây là bước để mọi người nhìn lại toàn bộ quá trình truyền thông sự kiện. Sau khi kết thúc chương trình, ekip sẽ chịu trách nhiệm dọn dẹp, bàn giao lại các vật dụng đã thuê.

Thêm vào đó các bộ phận tổ chức sự kiện cần báo cáo lại tất cả các công việc đã hoàn thành, họp rút kinh nghiệm để tránh những sai sót tương tự trong sự kiện truyền thông tiếp theo.

IV. Lưu ý cần nhớ khi thực hiện truyền thông sự kiện

1. Nắm rõ đối tượng, mục tiêu hướng tới

Xác định nhóm công chúng tham gia sự kiện là một trong những yếu tố góp phần vào sự thành công trong công tác truyền thông.

Bởi thông qua bước này, bạn sẽ có được cái nhìn phù hợp với đối tượng và mục tiêu hướng tới, từ đó xây dựng chiến thuật tiếp cận thích hợp.

truyền thông tổ chức sự kiện

2. Tận dụng tối đa những kênh truyền thông sẵn có

Việc tận dụng những kênh truyền thông sẵn có sẽ giúp thông điệp của sự kiện được truyền tải mạnh mẽ hơn đến với khách hàng. Hơn thế nữa cũng góp phần tiết kiệm tối ưu chi phí thuê các loại thiết bị hỗ trợ truyền thông trong sự kiện.

3. Đã dự trù, sắp xếp được kế hoạch, chi phí cụ thể

Một kế hoạch truyền thông thành công phải là một kế hoạch dự trù được kinh phí, tiên đoán được những rủi ro có thể xảy ra để đảm bảo đưa ra những quyết sách phù hợp nhất. Các thông tin càng chi tiết thì hạng mục kế hoạch sẽ càng được phê duyệt nhanh chóng.

4. Có sự thống nhất với thương hiệu, doanh nghiệp

Để sự kiện diễn ra thành công thì quy trình truyền thông sự kiện phải có sự thống nhất rõ ràng với thương hiệu, doanh nghiệp. Đây là cách duy nhất để hình ảnh của sự kiện in sâu vào trong tâm trí người tham dự

công ty truyền thông sự kiện

5. Chú ý tới sự tương tác trong và sau sự kiện

Việc tiếp tục tương tác trong và sau sự kiện là một cơ hội tốt để gây ấn tượng với khách hàng, giúp họ ghi nhớ tới hình ảnh của sự kiện nhiều hơn, thậm chí có thể tạo nên cảm giác tiếc nuối nếu sự kiện được tổ chức theo chu kỳ dài hạn.

V. Mẹo truyền thông cho sự kiện hiệu quả nhất

1. Hãy tổ chức một sự kiện “đạt chuẩn”

Để có thể truyền thông sự kiện một cách hiệu quả nhất. Điều đầu tiên cần lưu ý đó là chất lượng sự kiện phải đủ hấp dẫn, lôi cuốn mới có thể thu hút đông đảo mọi người tham gia.

Muốn làm được điều này, việc chuẩn bị khâu tổ chức tốt, đặc biệt là thuê một đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp là vô cùng cần thiết.

nhân viên truyền thông sự kiện

2. Tham khảo ý kiến truyền thông từ đơn vị kinh nghiệm – Ý Việt Media

Nếu bạn còn đang phân vân trong việc tìm kiếm một đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ truyền thông sự kiện chất lượng nhất, Ý Việt Media chính là giải pháp hàng đầu dành cho bạn.

Sở hữu kinh nghiệm hơn 6 năm trong lĩnh vực này, công ty luôn là lựa chọn tối ưu của các doanh nghiệp khi muốn tiết kiệm chi phí mà vẫn đảm bảo thiết kế một sự kiện hoành tráng, chuyên nghiệp.

Bên cạnh tổ chức sự kiện, Ý Việt media còn hỗ trợ khách hàng đưa ra những ý tưởng truyền thông độc đáo, giúp doanh nghiệp có thể tiếp cận gần hơn với thị hiếu của khách hàng – một yếu tố khó nắm bắt và thay đổi liên tục theo từng giai đoạn phát triển.

Với sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc cùng đội ngũ nhân viên năng động, sáng tạo, nhiệt huyết với nghề, Ý Việt Media luôn đảm bảo đem lại cho khách hàng những giây phút trải nghiệm dịch vụ tuyệt vời và thoải mái nhất. Để biết thêm thông tin chi tiết về công ty xin vui lòng truy cập vào website https://yvietmedia.com.vn/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

18006548